Modernisierung des Travelmanagementsystems des Bundes
Artikel Digitale Lösungen
Die IT-Maßnahme zur Modernisierung des Travelmanagementsystems (TMS) des Bundes führt die Beschaffung und Einführung einer Branchensoftware zur Digitalisierung der Travelmanagement-Prozesse durch.
Ausgangssituation
Die IT-Maßnahme TMS umfasst die Dienste „Reisemanagement“ und „Trennungsgelderstattung“ und „Umzugskostenvergütung“. Das TMS setzt die Vorgaben des Bundesreisekostengesetzes (BRKG), des Bundesumzugskostengesetzes (BUKG), der Trennungsgeldverordnung (TGV) sowie die untergesetzlichen Regelungen zu dienstlichen Reisen oder dienstlich bezuschussten Reisen um. Das TMS ist innerhalb der Bundesverwaltung mit über 500.000 jährlichen Nutzenden weit verbreitet.
Die TMS-Lösung zeichnet sich durch eine hohe Anzahl an Umsystemen, sowohl innerhalb der Bundesverwaltung als auch zu externen Systemen, aus. Die Digitalisierung sowie die gesetzlichen Regelungen führen zu sich verändernden Anforderungen an die Travel-Management-Software, die Benutzungsoberfläche und Nutzendenführung.
Die IT-Maßnahme wird im Rahmen der Gemeinsamen IT des Bundes umgesetzt.
Zielbild
Das Ziel der IT-Maßnahme TMS ist es, alle Geschäftsprozesse von der Beantragung, Genehmigung über die Reisemittelbuchung bis zur Abrechnung von Dienstreisen sowie die Prozesse zur Trennungsgelderstattung und zur Umzugskostenvergütung digital abzubilden. Im Travelmanagementsystem erfolgt die gesamte Dokumentation und Archivierung basierend auf den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen. Die Einführung der neuen Travel-Management-Software verfolgt dabei folgende Ziele:
- Konsolidierung der Systemvarianten und der Funktionalitäten zu einer einheitlichen Version
- Unterstützung des rechtskonformen Arbeitens der Behörden
- Medienbruchfreie und nachvollziehbare Bearbeitung von Vorgängen
- Effiziente, zuverlässige und fehlerfreie Bearbeitung von Anträgen
- Arbeitserleichterung für Antragstellende bei hoher Nutzungsqualität
Schnittstellen zu zahlreichen relevanten Umsystemen sollen eine integrierte und medienbruchfreie Nutzendenerfahrung ermöglichen. Das TMS wird weitestgehend durchgängig in der gesamten Bundesverwaltung eingesetzt. Somit werden mehr als 100 Behörden die zukünftige Travel-Management-Software nutzen.
Quelle: BMI
Abbildung 1: Dienste der Travel-Management-Software
Kernnutzen
Der Einsatz der IT-Maßnahme TMS bietet folgenden Nutzen:
1. Die Mitarbeitenden der Bundesverwaltung sollen bei Dienstreisen, Trennungsgeld und Umzugskosten digital unterstützt werden, um entstandene Kosten zügiger erstatten zu können.
2. Die Bedürfnisse der Dienstreisenden sowie der Mitarbeitenden in den Reisestellen und den abrechnenden Stellen sollen durch das neue TMS stärker im Vordergrund stehen.
3. Zukünftige technische, organisatorische und gesetzliche Anpassungen an die Software lassen sich mit geringeren Aufwänden realisieren. Die Reaktionsfähigkeit zur Umsetzung dieser Anforderungen wird verbessert.
4. Ein intuitives, medienbruchfreies und nutzenoptimiertes System mündet darüber hinaus in Effizienz- und Effektivitätssteigerungen.
Nutzerkreis
Maßnahmenlaufzeit
Einordnung der Maßnahme in den Gesamtkontext
Die IT-Maßnahme Travelmanagementsystem ist der Domäne Enterprise Resource Planning (ERP) zugeordnet.
| Dienst, der mit der IT-Maßnahme umgesetzt wird | Name der IT-Maßnahme, zu der die Abhängigkeit besteht | Erläuterung der Abhängigkeit |
|---|---|---|
| Reisemanagement | Dez. HH-IT | Übergabe von Zahlungsdaten |
| Reisemanagement | PVS-Bund | Übernahme von Personalstammdaten, Übergabe von Zahlungsdaten |
| Reisemanagement | DZAB | Archivierung von elektronischen Unterlagen zu Reise- und Kreditkartenvorgängen |
| Reisemanagement | FMS | Bereitstellung von Funktionalitäten des TMS für Nutzende außerhalb der Netze des Bundes |
| Reisemanagement | E-Rechnungsportal Bund | Abhängigkeit zum Prozess „Kreditkartenclearing & Verbuchung“, Auslösung der Zahlungsanweisung nach Prüfung der Kreditkartenbelege |
| Trennungsgelderstattung/ Umzugskostenvergütung | Dez. HH-IT | Übergabe von Zahlungsdaten |
| Trennungsgelderstattung/ Umzugskostenvergütung | PVS-Bund | Übernahme von Personalstammdaten, Übergabe von Zahlungsdaten |
| Trennungsgelderstattung/ Umzugskostenvergütung | DZAB | Archivierung von elektronischen Unterlagen zu Trennungsgeldvorgängen |
| Trennungsgelderstattung/ Umzugskostenvergütung | E-Rechnungsportal Bund | Abhängigkeit zum Prozess „Kreditkartenclearing & Verbuchung“, Auslösung der Zahlungsanweisung nach Prüfung der Kreditkartenbelege |
Kontakt
Umsetzende Behörde
Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI)