Planungs- und Kabinettmanagement

Typ: Artikel , Schwerpunktthema: Digitale Lösungen

PKP – das zentrale Planungs- und Kabinettmanagement-Instrument innerhalb der Bundesregierung – ermöglicht allen Beteiligten, ihre Vorhaben anzulegen, Kabinett- und Bundestagssitzungen zu organisieren, Gesetzgebungsverfahren sowie das parlamentarische Fragewesen zu steuern. Die Ressorts setzen PKP unterschiedlich breit ein, verpflichtend ist PKP bislang in den Kabinett- und Parlamentsreferaten. Eine breitere Nutzerschaft hat das Modul digitale Sitzungsmappe: Die sogenannte eMappe ist in vielen Bereichen zur Sitzungsvorbereitung geeignet.

Ausgangssituation

Im Dezember 2017 ist PKP zunächst mit sechs Modulen in Betrieb gegangen. Dazu zählten unter anderem die Module Vorhabenplanung und Kabinettmappe. PKP löste damit den Kabinettserver (KIS) ab und ersetzte teilweise die Anwendung Intraplan B. Erklärtes Ziel ist es, bis zum Jahr 2025 moderne, medienbruchfreie und nutzerfreundliche Prozessunterstützung für Planung, Kabinett, Parlament, parlamentarisches Fragewesen und Gesetzgebungsverfahren zu schaffen (PKP II).

Seit dem Jahr 2018 folgt das Projekt dabei dem agilen SCRUM-Framework. Das bedeutet, dass die Anforderungen der Nutzerinnen und Nutzer kontinuierlich im Mittelpunkt stehen und Bestehendes weiterentwickelt wird. „User Stories“ beschreiben die Anforderungen direkt aus der Nutzerperspektive, das Entwicklerteam liefert alle vier Wochen eine Softwareversion. Konkrete Herausforderungen im Arbeitsalltag können auf diese Weise schnell und flexibel gelöst werden.

Zielbild

Umfassend und intuitiv: PKP soll ein zentraler Baustein im zukünftigen System der Rechtsetzungsverfahren des Bundes werden. Gemeinsam mit den Maßnahmen E-Gesetzgebung und E-Verkündung wird PKP das Rechtsetzungsverfahren zukünftig digital abbilden.

Beispielsweise wird in Vorbereitung auf die Zusammenarbeit mit der E-Gesetzgebung das sogenannte Briefkastensystem, die technischen Schnittstellen zu Bundestag und Bundesrat, erneuert und erweitert. Nicht nur für Rechtssetzungsverfahren bietet PKP wichtige Funktionen: PKP steuert auch Eingang, Bearbeitung und Rückversand der parlamentarischen Anfragen aus dem Deutschen Bundestag. Zukünftig soll ein medienbruchfreier Prozess entstehen, der die Ressorts umfassend in der Bearbeitung der großen Zahl von parlamentarischen Fragen unterstützt.

Die eMappe ermöglicht die elektronische Erstellung und Verteilung von Sitzungsunterlagen. Sie liegt in einer ersten funktionsfähigen Basisversion vor.

Für einen nutzerfreundlichen Einstieg in das Programm ist außerdem ein individuell einstellbares Dashboard geplant. In puncto Bedienfreundlichkeit soll die Barrierefreiheit beständig verbessert und optimiert werden.

Kernnutzen

Der Einsatz der IT-Maßnahme PKP bietet folgenden Nutzen:

. Zentrales Kommunikationstool und wichtige IT-basierte Prozessunterstützung für die politische Planung, das Kabinett und das parlamentarische Fragewesen.

. Regelungsvorhaben können innerhalb eines Ministeriums effizient geplant, allen Ministerien bekanntgegeben und schließlich für die Kabinettsitzung angemeldet werden.

. Keine Medienbrüche und Ressourcenschonung dank der elektronischen Mappe für Sitzungsunterlagen.

Die Leistungen des Programms sind in folgende Module gegliedert:

. Interne Vorhabenplanung zur ressortspezifischen Planung von Vorhaben

. Übergreifende Vorhabenplanung zur ressortübergreifenden Planung von Vorhaben

. Kabinettmanagement für Gesetzgebungsverfahren

. Parlamentarisches Fragewesen

. Monitoring Koalitionsvertrag

. eMappe

. Politischer Kalender zur Planung relevanter Termine

. Parlament

. Verwaltung zur Administration des Systems

Nutzerkreis

  • Planungsreferate im Bundeskanzleramt und in den Ressorts.

    Die Kabinett- und Parlamentsreferate des Bundeskanzleramts und der Ressorts.

  • Das Bundeskabinett, die Staatsministerinnen und Staats- minister sowie die Staatssekretär- innen und Staatssekretäre nutzen die elektronische Kabinettmappe.

  • Mit Bundestag und Bundesrat werden über PKP im Kabinett beschlossene Vorhaben und Dokumente für Parlamentarische Anfragen ausgetauscht.

Maßnahmenlaufzeit

  • Die Maßnahme begann im 09/2018

  • Die Maßnahme endet im 12/2025

Einordnung der Maßnahme in den Gesamtkontext

Die IT-Maßnahme PKP ist der Domäne Elektronische Verwaltungsarbeit (EVA) zugeordnet.
Die Domäne Elektronische Verwaltungsarbeit (EVA) umfasst Dienste, die eine effiziente, effektive und bedarfsgerechte IT-Unterstützung der Beschäftigten der Bundesverwaltung im Rahmen der Verwaltungsarbeit ermöglichen. EVA-Dienste optimieren die Dokumentation von Verwaltungshandeln und bilden die internen Schnittstellen der Verwaltungsarbeit.

Beschreibung der Abhängigkeit/ Schnittstellen zu anderen Maßnahmen
Dienst, der mit der IT-Maßnahme umgesetzt wirdName der IT-Maßnahme, zu der die Abhängigkeit bestehtErläuterung der Abhängigkeit
GruppenorganisationsdienstE-GesetzgebungPKP soll Plattform für die E-Gesetzgebung
werden.
InformationskollaborationsdienstE-Akte BundBerührungspunkte bei der Pflege von Vorhaben.
InformationskollaborationsdienstEvidenzEvidenz ist PKP vorgelagert und soll im Rahmen der Erstellung eines Gesetzes Informationen anbieten.
GruppenorganisationsdienstE-VerkündungE-Verkündung soll in PKP eingebunden werden.

Kontakt

pkp-mv@bk.bund.de

Umsetzende Behörde

Bundeskanzleramt (BKAmt)

Imagefilm Digitale Sitzungsmappe (eMappe) Dauer: 1:09 Quelle: Bundeskanzleramt

Weiterführende Informationen