Formular-Management-System

Typ: Artikel , Schwerpunktthema: Digitale Lösungen

Ein modernes Formular-Management-System (FMS) ermöglicht, dass Nutzerinnen und Nutzer Formulare bequem und einfach aufrufen und ausfüllen können. Zugleich sollen Behörden die Daten aufwandsarm und medienbruchfrei verarbeiten können. Um den neuen Anforderungen aus den Bundesbehörden und dem Onlinezugangsgesetz (OZG) gerecht werden zu können, soll eine zukunftssichere IT-Lösung für das FMS des Bundes entwickelt werden. Die Maßnahme wurde im Dezember 2022 im Rahmen der Dienstekonsolidierung eingestellt und soll zu einem noch festzulegendem Zeitpunkt in der NMO fortgesetzt werden.

Ausgangssituation

Im Rahmen der Initiative Bund Online 2005 wurde der Bundesverwaltung das Formular-Management-System (FMS) zur Verfügung gestellt. Das Produkt Lucom Interaction Platform (LIP) (vorher Lucom FormsForWeb) war bereits 2004 ausgewählt worden. Seither hat sich das Nutzungsverhalten digitaler Angebote der Verwaltung drastisch verändert (Stichwort: Nutzung mobiler Endgeräte).

Gleichzeitig wächst der Anspruch, Informationen und Verwaltungsleistungen integriert und zusammenhängend bereitzustellen, um Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen die Nutzung zu erleichtern. Hierfür müssen die entsprechenden technischen Voraussetzungen geschaffen werden.

Zielbild

Das FMS stellt Verwaltungsformulare für die Online-Nutzung auf stationären und mobilen Endgeräten zur Verfügung. Damit erfüllt es eine wichtige Funktion bei der Umsetzung des E-Government-Gesetzes. Dieses sieht vor, dass der Datenaustausch zwischen den Behörden einerseits und zwischen Behörden und Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen andererseits in Zukunft vollständig digital abläuft.

Das Ziel der IT-Maßnahme ist es, das FMS auf Basis neuer Anforderungen zukunftssicher weiterzuentwickeln und dadurch für weitere Behörden nutzbar zu machen. Die Basis für die Weiterentwicklung des FMS bilden die Arbeit der Dienstekonsolidierung und das OZG.

Kernnutzen

Der Einsatz der IT-Maßnahme FMS bietet folgenden Nutzen:

. Schnittstelle zu Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen.

. Die benutzerfreundliche Gestaltung der Formulare und Verfahren wirkt sich unmittelbar auf die Akzeptanz der angebotenen Leistungen aus.

. Die qualitative Weiterentwicklung und Verbesserung des Angebotes von integrierten Verwaltungsdienstleistungen.

. Medienbruchfreie und vereinfachte Darstellung von Workflows.
Dadurch werden Geschäfts- und Verwaltungsprozesse beschleunigt.

. Erfüllung der Anforderungen der barrierefreien Informationstechnik-Verordnung des Bundes (BITV) zur Gleichstellung behinderter Menschen.

Darüber hinaus werden Empfehlungen für die öffentliche Verwaltung berücksichtigt, wie sie etwa in den Standards und Architekturen für E-Government-Anwendungen (SAGA) und in den IT-Grundschutz-Katalogen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) enthalten sind.

Nutzerkreis

  • Bürgerinnen und Bürger, die auf die Formularangebote der Verwaltung zugreifen

  • Unternehmen, die auf die Formularangebote der Verwaltung zugreifen

  • Behörden bzw. Fachverfahren, die das FMS für Formulare und Fachverfahren nutzen

Maßnahmenlaufzeit

  • Die IT-Maßnahme beginnt im 01/2024

  • Die IT-Maßnahme endet im 12/2025

Einordnung der Maßnahme in den Gesamtkontext

Die IT-Maßnahme Formular-Management-System ist der Domäne E-Government (EGOV) zugeordnet.
Die Domäne E-Government (EGOV) umfasst Dienste, die sich mit der Bereitstellung von Informationen für und die Abwicklung von Transaktionen mit Bürgerinnen und Bürgern, Unternehmen, den Ländern, Kommunen und Organisationen der Zivilgesellschaft befassen. EGOV-Dienste unterstützen die Bereitstellung von Online-Leistungen der Bundesverwaltung und tragen zur Vereinheitlichung des E-Government-Angebots der Bundesverwaltung bei.

Beschreibung der Abhängigkeit/ Schnittstellen zu anderen Maßnahmen

Dienst, der mit der IT-Maßnahme umgesetzt wird

Name der IT-Maßnahme, zu der die Abhängigkeit besteht

Erläuterung der Abhängigkeit

Formularbereitstellung,
Formulardatenabruf
G2XDer Dienst übernimmt die Kommunikation mit Datenübermittlung an die angeschlossenen IT-Fachverfahren der verfahrensverantwortlichen Stellen (VVS) sowie zwischen den Funktionsbereichen der FMS-Plattform.
Formularbereitstellung,
Formulardatenabruf
ChatbotUm die Bürger in der Interaktion mittels Chatbot zu unterstützen und optional sogar Formulare per
Chatbot zu füllen, sind Konzepte zu erstellen und Schnittstellen zu entwickeln.

Kontakt

DGII5@bmi.bund.de

Umsetzende Behörde

Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI)

Weiterführende Informationen