Formular-Management-System
Artikel Digitale Lösungen
Ein modernes Formular-Management-System (FMS) ermöglicht, dass Nutzerinnen und Nutzer Formulare bequem und einfach aufrufen und ausfüllen können. Zugleich sollen Behörden die Daten aufwandsarm und medienbruchfrei verarbeiten können. Um den neuen Anforderungen aus den Bundesbehörden und dem Onlinezugangsgesetz (OZG) gerecht werden zu können, soll eine zukunftssichere IT-Lösung für das FMS des Bundes entwickelt werden. Die Maßnahme wurde im Dezember 2022 im Rahmen der Dienstekonsolidierung eingestellt und soll zu einem noch festzulegendem Zeitpunkt in der NMO fortgesetzt werden.
Ausgangssituation
Im Rahmen der Initiative Bund Online 2005 wurde der Bundesverwaltung das Formular-Management-System (FMS) zur Verfügung gestellt. Das Produkt Lucom Interaction Platform (LIP) (vorher Lucom FormsForWeb) war bereits 2004 ausgewählt worden. Seither hat sich das Nutzungsverhalten digitaler Angebote der Verwaltung drastisch verändert (Stichwort: Nutzung mobiler Endgeräte).
Gleichzeitig wächst der Anspruch, Informationen und Verwaltungsleistungen integriert und zusammenhängend bereitzustellen, um Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen die Nutzung zu erleichtern. Hierfür müssen die entsprechenden technischen Voraussetzungen geschaffen werden.
Zielbild
Das FMS stellt Verwaltungsformulare für die Online-Nutzung auf stationären und mobilen Endgeräten zur Verfügung. Damit erfüllt es eine wichtige Funktion bei der Umsetzung des E-Government-Gesetzes. Dieses sieht vor, dass der Datenaustausch zwischen den Behörden einerseits und zwischen Behörden und Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen andererseits in Zukunft vollständig digital abläuft.
Das Ziel der IT-Maßnahme ist es, das FMS auf Basis neuer Anforderungen zukunftssicher weiterzuentwickeln und dadurch für weitere Behörden nutzbar zu machen. Die Basis für die Weiterentwicklung des FMS bilden die Arbeit der Dienstekonsolidierung und das OZG.
Kernnutzen
Der Einsatz der IT-Maßnahme FMS bietet folgenden Nutzen:
1. Schnittstelle zu Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen.
2. Die benutzerfreundliche Gestaltung der Formulare und Verfahren wirkt sich unmittelbar auf die Akzeptanz der angebotenen Leistungen aus.
3. Die qualitative Weiterentwicklung und Verbesserung des Angebotes von integrierten Verwaltungsdienstleistungen.
4. Medienbruchfreie und vereinfachte Darstellung von Workflows.
Dadurch werden Geschäfts- und Verwaltungsprozesse beschleunigt.
5. Erfüllung der Anforderungen der barrierefreien Informationstechnik-Verordnung des Bundes (BITV) zur Gleichstellung behinderter Menschen.
Darüber hinaus werden Empfehlungen für die öffentliche Verwaltung berücksichtigt, wie sie etwa in den Standards und Architekturen für E-Government-Anwendungen (SAGA) und in den IT-Grundschutz-Katalogen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) enthalten sind.
Nutzerkreis
Maßnahmenlaufzeit
Einordnung der Maßnahme in den Gesamtkontext
Die IT-Maßnahme Formular-Management-System ist der Domäne E-Government (EGOV) zugeordnet.
Die Domäne E-Government (EGOV) umfasst Dienste, die sich mit der Bereitstellung von Informationen für und die Abwicklung von Transaktionen mit Bürgerinnen und Bürgern, Unternehmen, den Ländern, Kommunen und Organisationen der Zivilgesellschaft befassen. EGOV-Dienste unterstützen die Bereitstellung von Online-Leistungen der Bundesverwaltung und tragen zur Vereinheitlichung des E-Government-Angebots der Bundesverwaltung bei.
Dienst, der mit der IT-Maßnahme umgesetzt wird | Name der IT-Maßnahme, zu der die Abhängigkeit besteht | Erläuterung der Abhängigkeit |
|---|---|---|
| Formularbereitstellung, Formulardatenabruf | G2X | Der Dienst übernimmt die Kommunikation mit Datenübermittlung an die angeschlossenen IT-Fachverfahren der verfahrensverantwortlichen Stellen (VVS) sowie zwischen den Funktionsbereichen der FMS-Plattform. |
| Formularbereitstellung, Formulardatenabruf | Chatbot | Um die Bürger in der Interaktion mittels Chatbot zu unterstützen und optional sogar Formulare per Chatbot zu füllen, sind Konzepte zu erstellen und Schnittstellen zu entwickeln. |
Kontakt
Umsetzende Behörde
Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI)