E-Scannen
Artikel Digitale Lösungen
Das strategische Ziel, durchgängig elektronische Verwaltungsverfahren zu etablieren, erfordert die Einführung des rechtssicheren ersetzenden Scannens, auch "E-Scannen" genannt. Im Rahmen der IT-Maßnahme sollen daher ein IT-Verfahren (Scan-Dienst) für das ersetzende Scannen in der unmittelbaren Bundesverwaltung sowie komplementäre Unterstützungsleistungen (zentrale Konzepte, Beratungsangebote und Rahmenverträge für Scan-Software sowie für Scanner verschiedener Scanner-Klassen) bereitgestellt werden.
Ausgangssituation
Grundlage für eine flächendeckende elektronische Aktenführung in der Verwaltung ist die Überführung des in Papierform eingehenden Schriftgutes in digitale Formate (mit späterer Vernichtung der Dokumente in Papierform oder Rückgabe von Urkunden an den Einsendenden). Dafür müssen komplexe organisatorische und technische Aspekte umgesetzt werden.
Zielbild
Die IT-Maßnahme versteht sich als Unterstützungsangebot für das dezentrale Scannen in den einzelnen Organisationen der unmittelbaren Bundesverwaltung, damit diese die Umsetzungsverpflichtung zum ersetzenden Scannen gemäß § 7 des E-Government-Gesetzes des Bundes erfüllen können. Ziel ist Organisationen der unmittelbaren Bundesverwaltung zu befähigen einen leistungsfähigen Scan-Prozess einzurichten, der rechtsicheres ersetzendes Scannen unter Berücksichtigung der fachlichen und organisatorischen Anforderungen ermöglicht.
Kernnutzen
Der Einsatz der IT-Maßnahme ersetzendes Scannen bietet folgenden Nutzen:
1. Medienbruchfreie Prozesskette für die Verwaltung und dadurch ein höheres Dienstleistungsniveau für Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen.
2. Schaffung der Voraussetzung für eine flächendeckende elektronische Aktenführung.
3. Minimierung von Einführungs- und Betriebskosten des ersetzenden Scannens, u. a. durch die Einführung von zentralen Prozessen und vielfältigen Unterstützungsleistungen für die Behörden.
4. Einsparung von Zeit, Kosten, Personal und räumlichen Ressourcen, indem durch eine Digitalisierung von Schriftgut, Papierakten und elektronische Akten nicht mehr parallel geführt und aufbewahrt werden müssen.
Nutzerkreis
Maßnahmenlaufzeit
Einordnung der Maßnahme in den Gesamtkontext
Die IT-Maßnahme E-Scannen ist der Domäne Infrastruktur (INF) zugeordnet.
Die Domäne Infrastruktur (INF) umfasst standardisierte IT-Infrastrukturdienste für die Nutzung und den Betrieb von Basis- und Querschnittsdiensten sowie Fachdiensten. Infrastrukturdienste umfassen insbesondere Funktionen für die Bereitstellung von IT-Arbeitsplätzen und den Betrieb der IT in Rechenzentren auf konventionellen und cloudbasierten Betriebsplattformen. Der Zugriff auf die Dienste erfolgt über sichere Verwaltungsnetze. Darüber hinaus werden Dienste zur Authentifizierung und zum Schutz des Zugriffs auf die IT-Infrastruktur definiert und Dienste zusammengefasst, die die behördenspezifische Kommunikation sicherstellen sollen.
| Dienst, der mit der IT-Maßnahme umgesetzt wird | Name der IT-Maßnahme, zu der die Abhängigkeit besteht | Erläuterung der Abhängigkeit |
|---|---|---|
| Scan-Dienst | E-Akte Bund | Die Maßnahme E-Akte Bund stellt das Zielsystem für die Scan-Produkte, die im Rahmen der Datenverarbeitung erzeugt wurden, dar. Daher ist eine technische Schnittstelle für die Übergabe von Scan-Produkten vom Scan-Dienst an die E-Akte Bund einzurichten. |
| Scan-Dienst | IAM Bund | Eine perspektivische Anbindung des Scan-Dienstes an IAM Bund ist vorgesehen. |
| Scan-Dienst | PKI | Ein Siegel-/Signaturdienst kann derzeit noch nicht durch die Maßnahme PKI gestellt werden. E-Scannen sieht deshalb übergangsweise eine alternative Siegel-Komponente der Bundesdruckerei GmbH vor. |
Kontakt
Umsetzende Behörde
Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI)