E-Akte Bund
Artikel Digitale Lösungen
Herzstück einer Digitalisierung der Bundesverwaltung ist die flächendeckende Einführung der elektronischen Akte (E-Akte) mit dokumentenbasiertem Workflow. Die E-Akte Bund bietet zahlreiche Vorteile des digitalen Arbeitens wie jederzeitige Verfügbarkeit des Schriftguts, Wegfall des Postweges, Dokumentenverfolgung und Änderungsdokumentation. Gleichzeitig werden Entscheidungsprozesse auf digitalem Wege rechtssicher und gesetzeskonform dokumentiert.
Ausgangssituation
Eine Ressortumfrage im Jahr 2013 ergab, dass ein großer Teil (70 %) der Bundesbehörden noch keine elektronischen Akten führt. Im selben Jahr wurde das E-Government-Gesetz (EGovG) zur Förderung der elektronischen Verwaltungsarbeit in den Bundesbehörden verabschiedet. Es forderte u. a. die Einführung der elektronischen Akte (siehe § 6 EGovG), die den fachlichen Anforderungen der Ressorts sowie den im "Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit" (OeV) beschriebenen organisatorischen Anforderungen genügen sollte.
Zunächst galt es festzustellen, wie viele Behörden und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter direkt, kurz- und mittelfristig von dem Vorhaben betroffen sein würden. Erneute Ressortabfragen erhöhten nicht nur die Aufmerksamkeit für das Thema E-Akte, sondern lieferten auch entsprechende Mengen an Informationen.
Zielbild
Inwieweit Behörden für die Einführung der E-Akte Bund geeignet sind, wird anhand eines Reifegradmodells ermittelt. (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster) 
Quelle: BMI
Reifegradmodell E-Akte Bund
Bisher wurde die E-Akte Bund an 120 Bundesbehörden bereitgestellt. Bis zum Rollout-Ende der Maßnahme 2024 sollen weitere sieben Behörden angeschlossen werden. Die E-Akte Bund wurde zunächst Bundesbehörden zur Verfügung gestellt, die bisher kein E-Akte-System hatten. Im zweiten Schritt folgten Behörden, die sogenannte Hybridsysteme im Einsatz hatten. Abschließend galt es dann, auch ressorteigene, unwirtschaftlich gewordene Lösungen für E-Akte-Systeme abzulösen. Seit Anfang 2020 wird die E-Akte Bund, nach einer Pilotierungsphase in zwei Ministerien und drei Geschäftsbereichsbehörden, flächendeckend gemäß einer übergreifenden Einführungsplanung ausgerollt.
Kernnutzen
Der Einsatz der E-Akte Bund bietet folgenden Nutzen:
- Wegfall von Medienbrüchen
- Schnellere Abwicklung der Prozesse
- Verbesserte Transparenz
- Automatische Nachweisführung
- Unterstützung flexibler Arbeitsweisen
- Schnelles Auffinden relevanter Informationen
- Ortsunabhängiger Zugriff auf Informationen
Sie ermöglicht künftig das rein digitale Arbeiten. Unübersichtliche Papierberge, lange Postwege oder das Suchen nach Dokumentenverbleib gehören der Vergangenheit an. Durch die E-Akte Bund sind alle Dokumente und relevanten Informationen jederzeit verfügbar. Gleichzeitig kann jederzeit revisionssicher nachvollzogen werden, wer das Dokument wie bearbeitet hat und wo es sich derzeit befindet. So sichert sie ein Höchstmaß an Transparenz in der gesamten Bearbeitungskette. Bei der Implementierung der E-Akte Bund achtet die Maßnahme gemeinsam mit dem Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund) darauf, dass die Lösung mit den übrigen von der Dienstekonsolidierung bereitgestellten Diensten kompatibel ist. Die medienbruchfreie Weiterverarbeitung und standardisierte Schnittstellen erhöhen die Effektivität und verkürzen die unproduktiven Bearbeitungszeiten. Schließlich reduziert die digitale Bearbeitung Papier- und Lagerkosten.
Das 2017 ausgewählte, zur E-Akte Bund weiterentwickelte Produkt „E-Gov-Suite“ der Firma Fabasoft bietet alle Vorteile des digitalen Arbeitens und lässt sich optimal in die vorhandenen Arbeitsumgebungen (MS-Office, MS-Outlook, Windows-Explorer) integrieren. Sie ermöglicht, angrenzende Verfahren wie z. B. Fachverfahren oder Zwischen- und Archivierungslösungen über offene Standards anzubinden. Um das Produkt zukunftssicher zu gestalten, wurde Wert daraufgelegt, dass einzelne Module unabhängig voneinander weiterentwickelt und ggf. ausgetauscht werden können. Damit ist das Prinzip der langfristigen Investitionssicherheit bestmöglich umgesetzt.
Nutzerkreis
Maßnahmenlaufzeit
Einordnung der Maßnahme in den Gesamtkontext
Die IT-Maßnahme E-Akte Bund ist der Domäne Elektronische Verwaltungsarbeit (EVA) zugeordnet.
Die Domäne Elektronische Verwaltungsarbeit (EVA) umfasst Dienste, die eine effiziente, effektive und bedarfsgerechte IT-Unterstützung der Beschäftigten der Bundesverwaltung im Rahmen der Verwaltungsarbeit ermöglichen. EVA-Dienste optimieren die Dokumentation von Verwaltungshandeln und bilden die internen Schnittstellen der Verwaltungsarbeit.
| Dienst, der mit der IT-Maßnahme umgesetzt wird | Name der IT-Maßnahme, zu der die Abhängigkeit besteht | Erläuterung der Abhängigkeit |
|---|---|---|
| Akten- und Dokumentenverwaltungsdienst | Bundesclient (MS Office und Explorer) | MS Office und Explorer dienen über entsprechende Erweiterungen als Clients für die E-Akte Bund. So ist z. B. eine Veraktung von Dateien per Drag & Drop über den Explorer ebenso möglich wie die Anzeige von Metadaten eines geöffneten Dokumentes in MS Office. |
| Akten- und Dokumentenverwaltungsdienst | G2X-Kommunikationsdienst | De-Mails werden vom De-Mail Gateway als E-Mails an das E-Mail-System einer Behörde weitergeleitet. Von dort werden sie an die E-Akte Bund übergeben. |
| Akten- und Dokumentenverwaltungsdienst | Digitales Zwischenarchiv des Bundes (DZAB) | Auslagerung von elektronischem Schriftgut zur beweiswerterhaltenden Langzeitspeicherung für den Zeitraum der in der E-Akte Bund hinterlegten Aufbewahrungsfristen. |
| Akten- und Dokumentenverwaltungsdienst | E-Beschaffung | Speicherung von aktenrelevantem elektronischem Schriftgut aus den ERP-Systemen der E-Beschaffung, um die Vorgänge im Kontext Bedarfsmanagement, Vergabe und Beschaffung in der E-Akte Bund vollständig und aktenmäßig abbilden zu können. |
| Akten- und Dokumentenverwaltungsdienst | E-Gesetzgebung | Über diese Schnittstelle werden Dokumente aus dem E-Gesetzgebungs-Workflow in der E-Akte der beteiligten Bundesbehörden veraktet. |
| Akten- und Dokumentenverwaltungsdienst | E-Rechnungsportal Bund | Das E-Rechnungsportal bildet den zentralen elektronischen Rechnungseingang ab. Der E-Rechnungsworkflow wird in den ERP-Systemen der Behörden bearbeitet. Die im Zuge der Bearbeitung entstehenden aktenrelevanten Dokumente werden über die Schnittstelle von den ERP-Systemen an die E-Akte Bund übergeben. |
| Akten- und Dokumentenverwaltungsdienst | E-Scannen | Gescannte Dokumente werden vom Scan-Verfahren über eine Schnittstelle an die E-Akte Bund übergeben. |
| Akten- und Dokumentenverwaltungsdienst | Elektronische Beihilfe | Über diese Schnittstelle werden Dokumente aus der Elektronischen Beihilfebearbeitung in der E-Akte Bund der beteiligten Bundesbehörden veraktet. |
| Akten- und Dokumentenverwaltungsdienst | Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) | Über die Schnittstelle zwischen EGVP und E-Akte Bund können Kopien von Bestandteilen einer elektronischen Akte, z. B. zur Akteneinsicht, rechtssicher weitergeleitet werden. |
| Akten- und Dokumentenverwaltungsdienst | FMS | Die Anbindung des FMS an die E-Akte Bund erfolgt über eine standardisierte Schnittstelle CMIS oder SOA. |
| Akten- und Dokumentenverwaltungsdienst | G2X | Austausch von Schriftstücken, Vorgängen und Akten über die G2X-Kommunikationsdienste. |
| Akten- und Dokumentenverwaltungsdienst | SIB | Im Zuge einer informellen Zusammenarbeit entstehen aktenrelevante Dokumente. Diese werden vom SIB 2.0 an die E-Akte Bund übergeben. |
Kontakt
Umsetzende Behörde
Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI)