Das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat ist vom IT-Rat mit der Erarbeitung einer Alternative im Bereich Arbeitsplatz für die Öffentliche Verwaltung beauftragt worden. Dabei sind insbesondere Open Source Software (OSS) Lösungen zu berücksichtigen. Bereits heute kommen OSS-Lösungen in großem Umfang in der Privatwirtschaft zum Einsatz. 86 % der Unternehmen in Deutschland mit mehr als 2.000 Mitarbeitern setzen OSS-Lösungen ein. Während ein Großteil dieser Unternehmen OSS-Lösungen ohne spezifische Anpassungen einsetzt, entwickelt ein Drittel OSS-Lösungen entlang der eigenen Bedarfe weiter. Neben finanziellen Aspekten und Effizienzgründen, gehören Unabhängigkeit von proprietären Anbietern, Sicherheitsaspekte und das hohe Innovationspotential zu den Hauptgründen für den Einsatz von OSS-Lösungen. All diese Vorteile sind auch für die Öffentliche Verwaltung sehr attraktiv, wenngleich der Einsatz von OSS-Lösungen dies nicht ausnahmslos garantiert.

Auch auf europäischer Ebene wurde das Potential und die Relevanz von OSS-Lösungen erkannt. Die Europäische Kommission forciert mit der „Open Source Software Strategy 2020 – 2023“ den Einsatz von quelloffener Software innerhalb der Kommission. Die EU Mitgliedsstaaten haben sich mit der Unterzeichnung der Berliner Erklärung zur Digitalen Gesellschaft und wertebasierten digitalen Verwaltung für gemeinsame Standards, modulare Architekturen und die Nutzung von Open Source-Technologien bei der Entwicklung digitaler Lösungen ausgesprochen.

Funktionen des Souveränen Arbeitsplatzes

Der souveräne Arbeitsplatz soll Basisfunktionen abdecken, die in der Öffentlichen Verwaltung benötigt werden. Auch hier wird ein schrittweiser Ansatz verfolgt, indem zunächst absolut notwendige Basisfunktionen bereitgestellt werden sollen. Diese Funktionen sollen anschließend kontinuierlich erweitert werden:

• Funktionen im Bereich Produktivität (Auswahl)
  Ein souveräner Arbeitsplatz soll im Bereich Produktivität Funktionen anbieten, die Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und die Erstellung von Präsentationen ermöglichen.
• Funktionen im Bereich Kollaboration (Auswahl)
  Im Bereich Kollaboration soll ein souveräner Arbeitsplatz virtuelle und (räumlich) verteilte Zusammenarbeit innerhalb und zwischen Behörden sowie mit Partnern und Dritten ermöglichen. Dies beinhaltet die gemeinsame Nutzung von Dokumenten im Sinne einer gemeinschaftlichen Bearbeitung, die Verwaltung von Zugriffsrechten sowie die Verwaltung und den ressortübergreifenden Austausch von Dateien.
• Funktionen im Bereich Kommunikation (Auswahl)
  Im Bereich der Kommunikation soll ein souveräner Arbeitsplatz Funktionen zum Senden und Empfangen von E-Mails, zur Pflege von Kontakten, Aufgaben und Kalendern sowie zur Durchführung von Video- und Telefonkonferenzen, inkl. Kurznachrichten enthalten.
• Übergreifende Funktionen und Eigenschaften (Auswahl)
  Die Erstellung einer exakten Kopie einer proprietären Lösung wird nicht angestrebt. Vielmehr soll eine Lösung auf Basis bestehender Produkte auf die spezifischen Bedarfe der ÖV zugeschnitten werden. So werden Themen wie Fachverfahren, e-Akte und Vorlagen von Beginn an mitgedacht und nutzerfreundlich in eine modulare „Komplettlösung“ eingebettet. Die Einhaltung von Vorgaben, wie beispielsweise der „roten Linien“ des BSI sowie der Architekturrichtlinie (z. B. offene Dateiformaten und Standards), wird gewährleistet. Zudem werden wichtige Rahmenbedingungen, wie die Kompatibilität zur Deutschen Verwaltungscloud-Strategie und die Föderierbarkeit berücksichtigt und so letztlich die Anschlussfähigkeit an weitere relevante Projekte sichergestellt.
  

Ausblick

Ein nutzerfreundlicher souveräner Arbeitsplatz sollte nicht aus unabhängigen Einzellösungen bestehen, vielmehr wird eine integrierte „Arbeitsplatz-Komplettlösung“ angestrebt. Eine Alternative, welche die Basisfunktionalitäten eines souveränen Arbeitsplatzes abdeckt, soll für den produktiven Einsatz in der Öffentlichen Verwaltung zur Verfügung stehen.

Damit die Lösung eine zukunftsfähige und langfristige Alternative darstellt, werden Ansätze wie z. B. der Aufbau als Webanwendung, die Nutzung auf mobilen Endgeräten, Cloud-Kompatibilität sowie Wissensmanagement berücksichtigt.