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De-Mail integrieren

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De-Mail erhöht die Sicherheit der elektronischen Kommunikation, weil Nachrichten und Dokumente nur von zuvor eindeutig identifizierten Personen versendet werden können und stets verschlüsselt versendet werden.

Ein weiterer Vorteil von De-Mail ist die gesetzlich abgesicherte Zustellung: Versand, Empfang und Inhalte von De-Mails können jederzeit rechtswirksam nachgewiesen werden.

Zudem kann der Versand eines Dokuments per De-Mail unter bestimmten Voraussetzungen die für Anträge an Behörden oder für Verwaltungsakte von Behörden erforderliche Schriftform ersetzen.

In vielen Fällen können daher auch behördliche und geschäftliche Anliegen mit De-Mail erledigt werden, die andernfalls einen Brief, einen unterschriebenen Antrag oder persönliches Erscheinen erfordern.

Unternehmen und Behörden, die De-Mail integrieren, signalisieren ihren Kunden bzw. den Bürgern, dass sie vertrauensvoll mit persönlichen Daten umgehen. Zugleich sparen sie durch die elektronische Bearbeitung der Vorgänge Zeit und Kosten.

Einsatzmöglichkeiten und Lessons Learned

Im Rahmen der Integrationsunterstützung für Bundesbehörden wurden Einsatzszenarien für De-Mail zusammengestellt, die das Potenzial von De-Mail anhand von vier beispielhaften Einsatzbereichen verdeutlichen:

  • Meldungen per De-Mail
  • Antrags- / Auskunftsverfahren per De-Mail
  • Bereitstellung von Informationen per De-Mail
  • De-Mail-DMS-Integration

Für jeden Einsatzbereich werden Anwendungsbeispiele vorgestellt, die sich im Wirkbetrieb befinden. Bei jedem Beispiel sind Kontaktdaten angegeben, sodass Interessierte sich ggf. direkt an die in den Behörden Zuständigen wenden können, um weitere Fragen persönlich zu klären.

Die "Einsatzszenarien und Anwendungsbeispiele" finden Sie hier.


Darüber hinaus wurden Erfahrungen und Erkenntnisse aus der Praxis dokumentiert, die bei jeder De-Mail-Einführung von den für die Organisation und für die Technik Zuständigen beachtet werden sollten.


Die "Lessons Learned" finden Sie hier.

De-Mail Leitfaden

Die wesentlichen Aktivitäten, die mit der Einführung von De-Mail einhergehen, sind im De-Mail Leitfaden zusammengefasst.

Der Leitfaden richtet sich an öffentliche Einrichtungen der Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltung. Erläutert werden die rechtlichen Grundlagen und Rahmenbedingungen sowie die möglichen Projektphasen und technische sowie organisatorische Aspekte.

Unterstützung für Bundesbehörden (ab 2018)

  • Beratungsleistungen
    Bundesbehörden, die Unterstützung bei der Einführung von De-Mail oder bei der Integration von De-Mail in Verwaltungsprozesse und Fachverfahren wünschen, können seit 2018 Beratungsleistungen auf Selbstzahlerbasis über Rahmenverträge (Drei-Partner-Modell) des Bundesverwaltungsamtes anfragen.

    Bitte wenden Sie sich an die Koordinierungsstelle Zentrale Infrastrukturen (ZI) des BVA (Tel.: 022899-358-1515; E-Mail: De-Mail@bva.bund.de)

  • Rahmenvertrag De-Mail
    Bundesbehörden mit Zugang zum Kaufhaus des Bundes können über einen Rahmenvertrag De-Mail-Dienste und den Zugang zum zentralen De-Mail-Gateway beziehen. Die Kosten für den Betrieb des De-Mail-Gateways werden zentral getragen, ebenso die Kosten für Identifizierung, Kontoeröffnung, De-Mail-Empfang und Zugriff auf den öffentlichen Verzeichnisdienst des De-Mail-Anbieters. Bundesbehörden zahlen lediglich pro gesendete De-Mail (ggf. zzgl. verwendeter Versandarten).

  • Competence Center De-Mail der T-Systems
    Für technische Fragen zur De-Mail-Account-Beantragung steht Bundesbehörden das Compentence Center De-Mail von T-Systems zur Verfügung (Tel.: 0391 59 76 26 65; E-Mail: De-mail.cc@t-systems.com).

  • User Help Desk des IVBB:
    Für technische Fragen zur Beantragung der Anbindung an das zentrale DE-Mail Gateway des Bundes steht Bundesbehörden der User Help Desk des IVBB zur Verfügung (Tel.: 030 18 990099; E-Mail: uhd@bund.de)

Erfahrungen aus der Beratung von Bundesbehörden
(2011-2017)

  • Einführungs- und Integrationsunterstützung für Bundesbehörden (2015-2017)
    Im Auftrag des Bundesverwaltungsamtes und finanziert aus zentralen Mitteln des Bundesinnenministeriums erhielten über 100 Bundesbehörden von Anfang 2015 bis Ende 2017 Beratungsleistungen. Im ersten Jahr stand die Einführungsberatung im Fokus, im zweiten Jahr lag der Schwerpunkt auf der Integration von De-Mail in Verwaltungsprozesse und Fachverfahren.
    Die im Rahmen der Beratung gewonnenen Erkenntnisse und Erfahrungen wurden umfassend dokumentiert und zur Nachnutzung zur Verfügung gestellt. Zwei Dokumente finden Sie in dem vorherigen Abschnitt "Einsatzmöglichkeiten und Lessons Learned" . Weitere Dokumente sind im zugangsgeschützten Intranet des Bundes veröffentlicht.
    Beachten Sie bitte, dass Sie an den IVBB oder den IVBV angeschlossen sein müssen, um Zugang zum Intranet des Bundes zu haben.
  • E-Government-Initiative (2012-2014)

    Im Rahmen der E-Government-Initiative für De-Mail und den Personalausweis wurden von 2012 bis 2014 mit Unterstützung des IT-Planungsrates und der kommunalen Spitzenverbände insgesamt 52 Behörden des Bundes, der Länder und der Kommunen sowie öffentlich-rechtliche Institutionen wie eine Förderbank und Krankenkassen erfolgreich bei der Durchführung von 40 eID- und 30 De-Mail-Vorhaben mit hohem Mehrwert und Nachnutzungspotenzial unterstützt.

    Die Ergebnisdokumente wurden frei zugänglich im Dokumentenfinder auf dem Personalausweisportal veröffentlicht.

    Der Abschlussbericht der E-Government Initiative erläutert die Ziele, die Vorgehensweise sowie die Ergebnisse der Initiative und enthält eine Liste aller im Rahmen der Initiative umgesetzten Vorhaben.

  • Kompetenzzentrum De-Mail (2011)

    Im Jahr 2011 hat das Kompetenzzentrum De-Mail (CC De-Mail) des Bundesinnenministeriums 15 Behörden der Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltung sowie weitere öffentlich-rechtliche Organisationen bei der Anbindung an De-Mail und der Integration von De-Mail in die Verwaltungsprozesse unterstützt.

    U. a. wurde ein Instrument erstellt, das eine erste Einschätzung der monetären Effekte ermöglicht, die mit der Einführung von De-Mail erzielt werden können. Das Instrument orientiert sich dabei an der Kapitalwertrechnung des WiBe 4.1 Konzepts.

Zusatzinformationen

De-Mail für Privatpersonen - Links

De-Mail für Unternehmen - Links

De-Mail für Behörden - Links

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