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IT-gestütztes Beschaffungswesen

e-Vergabe bildet den Beschaffungs- und Vergabeprozess der öffentlichen Hand ab. Das Projekt "Öffentlicher Eink@uf Online" des Beschaffungsamtes des Bundesministeriums des Innern wurde im Rahmen von BundOnline entwickelt.

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Das Projekt "Öffentlicher Eink@uf Online" besteht aus drei Teilprojekten:

  1. e-Vergabe, d.h. die Bereitstellung von Ausschreibungen auf einer zentralen Internet-Plattform und die Möglichkeit, Angebote elektronisch abzugeben
  2. Kaufhaus des Bundes, ein elektronisches Katalogbestellsystem aus dem Waren und Dienstleistungen der Unternehmen online angefordert werden können, mit denen zuvor Rahmenvereinbarungen geschlossen wurden.
  3. EVA, der elektronische Vergabeassistent unterstützt als Vergabemanagementsystem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer Vergabestelle bei den vor- und nachgelagerten Prozessen eines Vergabeverfahrens unter Berücksichtigung der formalen Regeln und Abläufe.

Durchgängig elektronische Abwicklung

Für alle Phasen des Vergabeverfahrens im Rahmen der e-Vergabe gilt: Unternehmen und Behörden von Bund, Ländern und Kommunen kommunizieren ausschließlich über das Internet miteinander.

Die öffentliche Vergabestelle informiert über zu vergebende Aufträge mit der Veröffentlichung des Bekanntmachungstextes auf der e-Vergabe-Plattform. Anbieter bzw. interessierte Unternehmen beantragen, nach erfolgter Registrierung an e-Vergabe, die Verdingungsunterlagen. Die Unternehmen haben die Möglichkeit, mit der e-Vergabe Angebote elektronisch abzugeben und damit Kosten und Zeit zu sparen. Das System unterstützt die Sachbearbeiter in der beschaffenden Stelle/im Beschaffungsamt bei der Öffnung und Sichtung der Angebote. Elektronisch informiert die beschaffende Stelle/das Beschaffungsamt den Anbieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot über die beabsichtigte Zuschlagserteilung. Dann wird der Auftrag abgewickelt.

e-Vergabe und das Portal bund.de

Seit Anfang 2006 werden Ausschreibungen des Bundes/des Beschaffungsamtes nicht mehr im Bundesausschreibungsblatt veröffentlicht, sondern auf zwei Online-Plattformen:

  1. auf e-Vergabe ist die Kommunikation zwischen der beschaffenden Stelle/Beschaffungsamt und der Wirtschaft elektronisch möglich.
  2. auf bund.de informiert man sich über alle Ausschreibungen des Bundes.

Kosten und Nutzen

In allen Phasen spart die e-Vergabe Zeit und Geld: Denn kein Dokument - von der Bekanntmachung bis zum Vertrag - muss mehr ausgedruckt und per Post verschickt werden. Dabei sind die elektronischen Dokumente genau so rechtsverbindlich wie die gedruckten. Und alle Beteiligten können sicher sein, dass ihre Daten nicht in falsche Hände geraten. Dafür sorgen ausgereifte Verschlüsselungsverfahren und elektronische Unterschriften.

Das Beschaffungsamt stellt den Unternehmen und Behörden Tools (wie z. B. einen Angebots-Assistenten und einen Angebotsöffnungs-Assistenten sowie besondere Software) zur Verfügung. Behörden benötigen darüber hinaus spezielle kostenpflichtige Hardware für den Einsatz der Signatur. Unternehmen benötigen eine kostenpflichtige fortgeschrittene Signatur oder eine qualifizierte Signaturkarte. Damit ist es möglich, sich bei der e-Vergabe zu registrieren, elektronische Unterlagen zu beziehen und Angebote mit der erforderlichen elektronischen Signatur zu versehen.

Referenzprojekte

  • Beschaffungsamt des BMI
  • Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung
  • Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie
  • Bundesamt für Wehrtechnik und Beschaffung
  • Landesamt für innere Verwaltung M-V
  • Landesbetrieb Bau Sachsen-Anhalt
  • Bundesagentur für Arbeit

Projekt XVergabe

Die einzelnen Vergabeplattformen sind untereinander nicht interoperabel und haben keinen einheitlichen Bieterzugang. Dies bedeutet in der Konsequenz, dass ein Bieter mit unterschiedlichen Systemen arbeiten muss, damit er sich an allen für ihn relevanten Ausschreibungen elektronisch beteiligen kann. Bei dem Projekt XVergabe geht es darum, die Voraussetzung zu schaffen, den Zugang von Bietern zu den verschiedenen e-Vergabe-Lösungen zu vereinheitlichen. Es soll ein plattformübergreifender Daten- und Austauschprozessstandard definiert werden, der zu einer höheren Bieterakzeptanz und somit zu einer höheren Beteiligung am digitalen Vergabeprozess führen soll.

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