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Travel Management System des Bundes

Das Travel Management System des Bundes (TMS) stellt alle Leistungen im Rahmen von Planung, Organisation und Steuerung der Reiseaktivitäten von Bundesbehörden online zur Verfügung.

Logo des Travel Management SystemsBild vergrößern

Mit dem Travel Management System des Bundes (TMS) wird das Dienstreisewesen der Bundesverwaltung wirtschaftlicher gestaltet und gleichzeitig die Qualität gesichert. Neben der Bündelung der Nachfrage zur Senkung der direkten Reisekosten trägt hierzu insbesondere die Optimierung der Prozesse zur Verringerung der indirekten Reisekosten bei. Das TMS verschlankt den gesamten Prozess "Dienstreise" und verbessert gleichzeitig den Service für die Reisenden.

Das Travel Management System ist flexibel aufgebaut – es besteht aus einzelnen Komponenten, den TMS-Modulen. Gemeinsame Kommunikations- und IT-Plattform ist das TMS-Portal. Dieses eigens konzipierte Reiseportal bildet die Startseite für alle Online-Dienste des TMS. Es stellt zudem den Dienstreisenden, den im Prozess beteiligten Mitwirkungs- und Genehmigungsinstanzen sowie den Reisestellen der Behörden alle notwendigen Informationen „rund um das Thema Dienstreise“ zentral zur Verfügung. Ein E-Mail-Newsletter für Reisestellen rundet das Angebot des TMS-Portals ab.

Prozessablauf

Das bisher manuell durchgeführte Reiseantrags- und Buchungsverfahren wird im TMS durch eine integrierte vollelektronische Workflowlösung (TMS-Workflow) ersetzt, mit der Dienstreisegenehmigungs- sowie -abrechnungsanträge online gestellt und bearbeitet werden können.

Buchen Reisende ihre Reisemittel nicht selbst, werden auch die für die Buchung erforderlichen Daten digital an die zuständige Reisevorbereitungsstelle weitergeleitet. Von dort können sie – ohne weitere Dateneingabe – direkt aus dem System heraus gebucht oder mittels strukturierter Mail an das Reisebüro weitergegeben werden. Gleichzeitig werden die Daten für die Abrechnungsstelle und den elektronischen Rechnungsabgleich vorgehalten.

Der TMS-Workflow ermöglicht auf diese Weise eine umfassende Verschlankung und Optimierung des Prozesses "Dienstreise" vom Reiseantrag über die Genehmigung und die Reisemittelbestellung bis zur Reisekostenabrechnung. Die Daten sind für alle vier Vorgänge stets vollständig im System verfügbar. Post- und Botenwege können entfallen. Auch manuelle Eingaben durch die Abrechnungsstelle sind nicht mehr nötig – die bei wiederholter Dateneingabe möglichen Übertragungsfehler werden dadurch vermieden. Die Reisekostenabrechnung wird per E-Mail versandt. Mit dem TMS-Workflow sowie dem automatisierten Zahlungsverfahren (KABA) wird die Bearbeitungszeit von der Reisekostenantragstellung bis zur Auszahlung erheblich verkürzt.

Online-Buchungssysteme, wie z. B. die Bahn Internet Booking Engine (BIBE) und die Online Booking Engine des Bundes (Bund-OBE), tragen zur weiteren Optimierung der Prozesse und Reduzierung der Kosten bei. Mit ihrer Hilfe können Buchungen von Behördenreisestellen oder (in der BIBE) auch von den Dienstreisenden selbst entsprechend den Vorgaben des Travel Managements ausgeführt werden. Sonderkonditionen, die mit Leistungserbringern verhandelt wurden, sind in den Systemen hinterlegt. Bei Selbstbuchung durch Dienstreisende entfallen Bestell-, Buchungs- und Zahlungsprozesse in den Behördenreisestellen. Außerdem verringern sich durch die Vereinfachung des Buchungsprozesses die Reisebürogebühren erheblich oder sie entfallen ganz.

Als Zahlungsmittel werden Reisestellenkreditkarten eingesetzt. Dienstreisende können so genannte Corporate Cards nutzen, die die Commerzbank als Vertragspartner des Bundes kostenfrei zur Verfügung stellt. Gleichzeitig werden zusätzliche kostenlose private Kreditkarten angeboten, um die Trennung zwischen dienstlichen und persönlichen Umsätzen zu gewährleisten.
Durch die Bereitstellung der Corporate Cards können verschiedene Zahlungsvorgänge, wie z.B. Abschlagszahlungen, entfallen. Die Reiseumsätze der Behörden werden anonymisiert und akkumuliert dem Travel Management zur Verfügung gestellt. Sie bilden die Grundlage für die weiteren Verhandlungen mit Leistungserbringern. Auch dies gehört zu einer umfassenden Optimierung der Prozessabläufe im Dienstreisewesen.

Grafische Darstellung des TMS - ArbeitsprozessesBild vergrößern

Arbeitsprozessdarstellung des TMS

Aufbau und Organisation

Das TMS ist modular aufgebaut, um den einzelnen Behörden und Institutionen ein größtmögliches Maß an Flexibilität zu bieten. So besteht die Möglichkeit, auch nur einzelne Komponenten in Anspruch zu nehmen und in anderen Bereichen ggf. auf eigene Systeme (z.B. einen eigenen Workflow) zurückzugreifen. Selbstverständlich können auch alle Module gemeinsam eingesetzt werden.

Module des TMS:

  • TMS-Portal (IT-Plattform für TMS-Buchungssysteme und reiserelevante Informationen)
  • TMS-Workflow (Antrags-, Genehmigungs- und Abrechnungssoftware)
  • Online-Buchungssysteme (Bahn Internet Booking Engine "BIBE" und Online Booking Engine "Bund-OBE")
  • Kreditkarten (Reisestellenkreditkarten)
  • Reisebüro (Ausstellung von Bahn- und Flugtickets, Hotel- und Mietwagenbuchungen)

Um den Sicherheitserfordernissen aller Bundesbehörden Rechnung zu tragen, wird das TMS im IVBB sowie im IVBV zur Verfügung gestellt.

Die Module des Travel Management Systems werden erfolgreich in vielen Bundesministerien und deren nachgeordneten Behörden sowie bei Zuwendungsempfängern des Bundes eingesetzt.
Bereits 2002 einigten sich die Ressorts über den Aufbau eines Travel Management Systems für den Bund. Der Ressortarbeitskreis Travel Management koordiniert die Interessen der Ressorts und bündelt die Nachfrage der gesamten Bundesverwaltung.

Im Bundesministerium des Innern wurde dazu eine Geschäftsstelle Travel Management etabliert, in der das Bundesverwaltungsamt, das Beschaffungsamt des BMI und das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik vertreten sind. Sie hat die Aufgabe, Aufträge und Vorgaben aus dem Ressortarbeitskreis umzusetzen sowie Vorgehensweisen und Strategien zu entwickeln, um dem unternehmerischen Ansatz gerecht zu werden und die größtmöglichen Einsparpotentiale zu realisieren.

Zur Weiterentwicklung des TMS-Workflows wurde Anfang 2011 ein TMS-Workflow-Nutzerbeirat gegründet. Dieser koordiniert alle Entwicklungsmaßnahmen und kommuniziert diese über eine Geschäftsstelle unter Führung des BMI gegenüber dem Vertragspartner des Bundes.

Kosten und Nutzen

Durch das TMS werden die Voraussetzungen dafür geschaffen, das Reiseverhalten anonymisiert zu analysieren und Auswertungen über Reisedaten zu erhalten. Diese Daten bilden die Grundlage für Verhandlungen mit den Leistungserbringern (Fluggesellschaften, Hotels, Mietwagenunternehmen) über Sonderkonditionen für den Bund. Dadurch lässt sich die gebündelte Nachfrage des Bundes für Einsparungen direkter Reisekosten nutzen. Die indirekten Reisekosten werden zudem durch umfassende Prozessoptimierungen gesenkt: Die integrierte Workflowlösung für das Dienstreiseantrags-, genehmigungs- und abrechnungsverfahren sowie die dort über Schnittstellen angebundenen Online-Buchungssysteme gestalten den Prozess "Dienstreise" schneller, effektiver, kostengünstiger und flexibler.

Vorteile für Ressorts und einzelne Behörden

  • Erhebliche Einsparungen bei den direkten und indirekten Reisekosten
  • Verhandlungen mit Leistungserbringern müssen nicht mehr von den Ressorts/Behörden durchgeführt werden. Die Verträge werden durch interministerielle Arbeitsgruppen zentral für alle Bundesbehörden verhandelt und abgeschlossen. Die Bündelung der Nachfrage des gesamten Bundes führt zu günstigeren Konditionen.
  • Flexibilität des Systems: Durch den modularen Aufbau des TMS sind individuelle Einstiegsansätze möglich.
  • (Dienst-)reiserelevante Informationen müssen nicht mehr von jeder Behörde einzeln veröffentlicht werden. Sie werden im TMS-Portal zentral allen Behörden, die dem IVBB bzw. IVBV angeschlossen sind, zur Verfügung gestellt.
  • Auch die Reisestellen der Behörden können die Vorteile des TMS nutzen.
  • Kreditkarten- und Reisebüroservice werden ebenfalls zentral für alle Bundesbehörden zur Verfügung gestellt.

Vorteile für die Beschäftigten

  • Einfacheres und schnelleres Antrags- und Abrechnungsverfahren
  • Mehrfacherfassung von Daten entfällt
  • Auskunft über den Stand des Antrags-, Genehmigungs- und Abrechnungsverfahrens jederzeit über das System möglich.
  • Wartezeit von der Reisekostenantragstellung bis zur -auszahlung wird erheblich verkürzt.
  • Alle reiserelevanten Daten können auf einen Blick abgerufen werden, Zeitverluste durch langes Suchen entfallen.
  • Flexibilität bei der Reisemittelbeschaffung: Buchungen können online auch noch kurzfristig erfolgen. Wer nicht selbst bucht, bestellt Reisemittel über das Workflowverfahren bei der Beantragung der Dienstreise gleich mit.

Nutzergruppen

Dienstreisende, Genehmigende und Reisestellen von Behörden und Zuwendungsempfängern des Bundes, die an den IVBB oder IVBV angeschlossen sind.
Für kleine Organisationseinheiten, die nicht an den IVBB oder IVBV angeschlossen sind, bietet der Bundesbeauftragte für die Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes der ehemaligen DDR (BStU) eine Zugangsmöglichkeit.

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