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Formular Management System

Mit den eFormularen, die das Formular Management System (FMS) auf Basis der Software Lucom Interaction Platform (ehemals FormsForWeb) von Lucom bereitstellt, können Verwaltung, Bürger und Unternehmen ihre Daten kostengünstig und medienbruchfrei über das Intra- bzw. Internet austauschen. Das FMS kann sowohl zentral für mehrere Behörden als auch dezentral für einzelne Online-Dienstleistungen eingesetzt werden.


Das FMS wird vom ZIVIT in einer für die Bundesverwaltung einzigartigen Sicherheitsinfrastruktur betrieben, die interessierten Bundesbehörden im Rahmen eines Hostingangebots zur Verfügung steht. Mittlerweile wird das System in über 50 Bundesbehörden eingesetzt. Als meistgenutzte Anwendung hat sich die elektronische Absendung der Zusammenfassenden Meldung mit ca. 1 Mio. Abgaben im Jahr erwiesen.

Die Funktionalitäten im Überblick

Ein Großteil der Kommunikation zwischen Bürgern und der Wirtschaft auf der einen und der öffentlichen Verwaltung auf der anderen Seite läuft – etwa bei Anträgen – über zielgruppenspezifische Formulare. Dabei ersetzen elektronische Formulare immer mehr die klassische Papierform.

Ihr Einsatz gestattet eine medienbruchfreie intra- bzw. internetbasierte Bearbeitung von Verwaltungsprozessen. Das steigert deren Servicequalität und Effizienz, spart Papier-, Lagerungs- und Druckkosten und natürlich auch Zeit.

Das FMS bietet dabei eine intelligente Online-Unterstützung und bildet die Formulare eins zu eins auf dem Bildschirm ab. Die selbsterklärende Bedienung ist benutzerfreundlich, Fehler werden schon bei der Eingabe angezeigt. Als praxisorientierte Lösung ist das FMS der erste Schritt hin zu integrierten Verwaltungsprozessen vom Antragsteller bis zur Erstellung des Bescheides.

Darüber hinaus kann das FMS über Schnittstellen mit den Funktionalitäten der Basiskomponenten und anderen Diensten (z. B. Virtuelle Poststelle, CMS, Portal, Vorgangsbearbeitung, Verzeichnisdienste) verbunden werden.

Grafische Darstellung eines Formular-Management-SystemsBild vergrößern

Mit Hilfe des neuen Personalausweises (nPA) besitzen Anwender einen elektronischen Indentitätsnachweis und können sich damit auf eine einfache und zuverlässige Art und Weise gegenüber der Behörde oder dem Unternehmen ausweisen. Der nPA kann sowohl zur Authentisierung als auch zur Übernahme von Daten in ein Formular (Name etc.) genutzt werden. Somit ermöglicht der nPA auch im Bereich des eGoverment und der Nutzung des FMS eine sichere und medienbruchfreie Kommunikation der Beteiligten.

Geschäftsvorfälle

Die folgenden Geschäftsvorfälle beschreiben die Nutzungsmöglichkeiten des FMS im Zusammenwirken mit anderen EfA-Systemen oder -diensten sowie den jeweiligen E-Government-Anwendungen. Änderungen im Sinne von Erweiterungen und Einschränkungen des Funktionsumfanges sind im Ergebnis der laufenden Weiterentwicklung nach Bedarfslage der Bundesbehörden möglich.

1. Elektronische Einreichung eines eFormulars bei einer Behörde

  • Erstellung des eFormulars durch die Behörde; die Berücksichtigung von Zusatzfunktionalitäten, wie z. B. Validierung der Daten, ist möglich
  • Bereitstellung des eFormulars in Verbindung mit der Online-Dienstleistung der Behörde und Publikation im Formular-Center
  • Online- oder alternativ Offline-Ausfüllen des eFormulars; lokale Speicherung des eFormulars beim Nutzer
  • elektronische Signierung (z.B. Identifizierung mittels nPA), gegebenenfalls Verschlüsselung und elektronischer Versand des ausgefüllten eFormulars
  • papiergebundene oder digitale Weiterverarbeitung des Antrags in der Behörde

2. Integrierter Datenaustausch für Dienstleistungen mit eFormularen

  • Erstellung des eFormulars durch die Behörde; die Berücksichtigung von Zusatzfunktionalitäten, wie z. B. Personalisierung oder Validierung der Daten, ist möglich
  • Bereitstellung des eFormulars in Verbindung mit der Online-Dienstleistung der Behörde und Publikation im Formular-Center; Anpassung des eFormulars an die spezifischen Anforderungen des Nutzers
  • On-/Offline-Ausfüllen des eFormulars am Rechner, ggf. Datenabgleich mit den Fachverfahren der Online-Dienstleistungen
  • elektronische Signierung, ggf. Verschlüsselung und Anbindung an weitere EfA-Systeme und -dienste (z. B. ePayment) und Versand des ausgefüllten eFormulars; ggf. Hinzufügen von elektronisch vorliegenden Anlagen (z. B. Nachweise)
  • Entgegennahme des elektronisch signierten und/oder verschlüsselten eFormulars durch die Virtuelle Poststelle (Signaturprüfung, ggf. Entschlüsselung) des eFormulars und elektronische Übergabe an die zur Online-Dienstleistung gehörenden Fachanwendungen
  • Kommunikation mit dem Nutzer (z. B. Eingangsbestätigung, Meldung fehlerhafter Angaben) sowie Statusabfrage durch den Nutzer
  • mögliche Integration Dritter (z. B. andere Behörden, Banken etc.) zur Antragsbearbeitung

Programmierschnittstellen

Im Rahmen der eingesetzten Servlet-/Java Server Pages-Technologie und des Struts-Frameworks stehen dem Entwickler deren offen gelegte Schnittstellen zur Verfügung.
Eine entsprechende Beschreibung ist in den Standarddokumentationen der Java API for Servlets Version 2.4.2 und der Java API for Java Server Pages Version 2.0.3 der Firma Sun Microsystems sowie der des eingesetzten Struts-Frameworks in der Version 1.3.4 enthalten.

Exportschnittstellen

  • StreamServeServer – Erzeugung von Dateien in folgenden Formaten: XML, PDF, CSV (Text), BMP, GIF, JPEG, PNG, TIFF, E-Mail
  • Web-Service (SOAP)-Schnittstelle – Bereitstellung der Formulardaten in folgenden Formaten: XML, PDF, CSV (Text), BMP, GIF, JPEG, PNG und TIFF
  • Virtuelle Poststelle – Bereitstellung der Formulardaten in folgenden Formaten: XML, PDF, CSV (Text),BMP, GIF, JPEG, PNG und TIFF
  • Anbindung von Datenbanken mittels JDBC-Treiber
  • Reporting-Service - Ausgabe als CSV, HTML (einzelne HTML Datei oder ein ZIP Paket mit HTML Datei und zugehörigen Bildern), PDF, RTF (z.B. zur Anzeige mit Word), XLS (z.B. zur Anzeige mit Excel), XML
  • Chart-Service – Bereitstellung der Formulardaten als Diagramm

Importschnittstellen

  • Web-Service (SOAP-Simple Object Access Protocol)-Schnittstelle
  • XML
  • LDAP
  • HttpServlet zur Verarbeitung von XML-Dateien
  • Anbindung einer Datenbank mittels JDBC-Treiber
  • Papiervordrucke (Scan- and Run-Modul)
  • eID-Anbindung (Java-Bibliothek)

Betrieb des Formular-Servers

Der Formular-Server kann für die Bereiche Inter- und Intranet eingesetzt werden. Die hier getroffenen Aussagen beziehen sich auf den Bereich Internet:

  • Der zentrale Betrieb des FMS für Bundesbehörden wird durch das ZIVIT angeboten. Dabei wird den Behörden die komplette Infrastruktur inklusive Drei-Zonen-Architektur gemäß Rahmensicherheitskonzept des BSI zur Verfügung gestellt.
  • Das FMS kann im lokalen Betrieb plattformunabhängig innerhalb eines Applikations-Servers in bestehende Anwendungen integriert oder exklusiv betrieben werden. Der Betrieb mit Open-Source-Produkten ist möglich.

Ausblick

  • Dokumentation der Integrationspotenziale des FMS (Portal, nPA, DOMEA, EAI, VPS, SAP)
  • Integration einer OCR-Scan-Möglichkeit (Scan and Run)
  • Automatisierte Rechnungseingangserkennung

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