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Prozessmodellierung in der Bundesverwaltung

Die Prozessmodellierung ist in der Bundesverwaltung heute ein unverzichtbares Dokumentations-, Analyse- und Steuerinstrument und ist damit die Basis moderner Verwaltungsarbeit. Prozessmodellierung wird in der Bundesverwaltung insbesondere für folgende Zwecke eingesetzt:

  • Prozessmodellierung als Grundlage für die systematische Verzahnung von Organisation und IT:
    Die Prozessmodellierung ist ein unverzichtbares Instrument für die systematische Verzahnung der Verwaltungsarbeit und deren IT-Unterstützung. Anforderungen an moderne IT-Systeme werden zunehmend aus optimierten Prozessmodellen abgeleitet. Das erlaubt der Bundesverwaltung, auch komplexe Geschäftsprozesse systematisch durch IT zu unterstützen und somit die eingesetzte IT möglichst gut auf die Verwaltungsarbeit zuzuschneiden.
  • Prozessmodellierung als Grundlage für Interoperabilität:
    Interoperabilität in der Verwaltung ist die Fähigkeit der Zusammenarbeit zwischen Behörden, Industrie und Bürgern auf unterschiedlichen Ebenen. Für diese Zusammenarbeit sind nicht nur technische und semantische Standards wie SAGA und XÖV wichtig, sondern insbesondere das Wissen um die Zusammenarbeit auf der organisatorischen Ebene. Die Prozessmodellierung schafft hier die notwendige Transparenz in den Verwaltungsabläufen und führt langfristig zu einer Harmonisierung von Prozessschnittstellen. Mit Hilfe der Prozessmodellierung werden gleichzeitig wichtige europäische Strategien wie beispielsweise die Europäische Interoperabilitätsstrategie in Deutschland umgesetzt.
  • Prozessmodellierung als Grundlage für E-Government:
    Eine fortgesetzte Automatisierung von Prozessen in deutschen Verwaltungen kann nur dann gelingen, wenn Medienbrüche vermieden werden, d. h. wenn alle am Prozess beteiligten IT-Systeme nahtlos ineinander greifen. Diese Anforderung setzt zunehmend eine sehr gute Kenntnis der zu automatisierenden Prozesse voraus, die nur durch eine systematische Prozessmodellierung, -analyse und -optimierung erreicht werden kann.
  • Effiziente Verwaltungsarbeit:
    Prozessmodellierung ist auch die Basis effizienter Verwaltungsarbeit. Nur wenn Geschäftsprozesse modellhaft dokumentiert sind, können systematisch Ineffizienzen identifiziert und vermieden und somit der Prozess schrittweise optimiert werden.
    Diese Prozessoptimierung ist insbesondere vor der Einführung neuer IT-Systeme relevant, da dadurch vermieden wird, dass Prozessineffizienzen in Software "zementiert" werden.

Initiativen zur Prozessmodellierung

Die Prozessmodellierung wird durch die Bundesbeauftragte für Informationstechnik vorangetrieben. Ergebnis dieser Bemühungen sind Prozessmodellierungsprojekte und -initiativen sowie Leitlinien, Techniken und Methoden, die im Folgenden beschrieben werden:

  • Nationale Prozessbibliothek:
    Das Projekt Nationale Prozessbibliothek verfolgt das Ziel eine Plattform bereitzustellen, in der Verwaltungsprozesse dokumentiert, analysiert, verteilt und verbessert werden können. Die Plattform soll insbesondere unterschiedliche Prozessmodellierungsnotationen unterstützen und für die gesamte Verwaltung geöffnet sein. Das Bundesministerium des Innern wird bei diesem Projekt vom Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik (Inhaber Professor Doktor Oliver Günther) der Humboldt Universität zu Berlin und vom Hasso Plattner Institut (Professor Doktor Matthias Wenske) unterstützt.
  • Leitfaden für Entwickler von Prozess- und Datenmodellen:
    Der Leitfaden für Entwickler von Prozess- und Datenmodellen beschreibt Leitlinien und Best Practices für die Modellierung, Analyse und Verbesserung von Prozessen und Daten in öffentlichen Verwaltungen. Er stellt Vorgehensweisen, Methoden und Werkzeuge bereit, die Behörden zum Erfassen und Erstellen von Prozessen und Daten in ihrer Verwaltung benötigen. Die Mitarbeiter werden auf diese Weise bei der Erstellung von Zustandsanalysen von IT-Anwendungen unterstützt. So können IT-Projekte effektiver und effizienter durchgeführt werden. Der Leitfaden enthält ein detailliertes Vorgehen zur Erstellung von Prozess- und Datenmodellen, Checklisten beispielsweise für die Qualitätssicherung sowie eine Bewertung aktueller Modellierungstechnologien für unterschiedliche Zielgruppen.
  • Kompetenzzentrum Prozessmanagement des Bundesverwaltungsamts:
    Das Kompetenzzentrum Prozessmanagement des Bundesverwaltungsamts übernimmt für den Geschäftsbereich des Bundesministerium des Innern die Weiterentwicklung und Pflege der einheitlichen Prozessmodellierungsmethode und des dazugehörigen Modellierungswerkzeugs. Weiterhin bietet das Kompetenzzentrum Hilfe beim Initiieren neuer Prozessmanagementinitiativen. Weiterhin dient das Kompetenzzentrum als Beratungs- und Anlaufstelle für alle Themen und Fragestellungen rund um die Einführung und Nutzung von Prozessmanagement. Es unterstützt im Geschäftsbereich des Bundesministeriums des Innern unter anderem bei der Nutzung der Software, der Einhaltung der Methodik sowie der Qualitätssicherung der Prozesse.
  • Competence Center Prozessmanagement (CCP) des Dienstleistungszentrums für Informationstechnologie im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung (DLZ-IT BMVBS):
    Das im DLZ-IT BMVBS bei der Bundesanstalt für Wasserbau angesiedelte CCP unterstützt das Prozessmanagement für alle Behörden des Geschäftsbereichs durch Bereitstellung der technischen Infrastruktur zur Prozessmodellierung, -analyse und -optimierung. Als Werkzeug für die Geschäftsprozessmodellierung und -optimierung wird die Software ARIS eingesetzt.
  • Kompetenzgruppe Prozessanalyse und Anforderungsmanagement des Zentrums für Informationsverarbeitung und Informationstechnik (ZIVIT):
    Die Kompetenzgruppe des ZIVIT berät und unterstützt als DLZ-IT im Ressortbereich des BMF bei der Analyse, der Modellierung und der Optimierung von Geschäftsprozessen. Das ZIVIT stellt die dafür notwendigen Werkzeuge (ARIS), Lizenzen und technische Infrastruktur bereit und betreibt diese IT-Infrastruktur auf hochverfügbaren und performanten Systemen.
    Im Rahmen der Softwareentwicklung – eine Kernkompetenz des ZIVIT – wird auf der Grundlage optimierter Geschäftsprozessmodelle auch Datenmodellierung aus einer Hand angeboten.
    Das Angebot des ZIVIT zur Prozess- und Datenmodellierung bildet die Grundlage für eine effektive und effiziente informationstechnische Unterstützung der Geschäftsprozesse bei den Kunden des ZIVIT.
  • Geschäftsprozessmodellierung in der Zollverwaltung:
    Ausgangspunkt war die dynamische Aufgabenentwicklung in Folge der gesellschaftlichen, politischen und wirtschaftlichen Veränderungen und der Einführung des EU- Binnenmarktes. Die Geschäftsprozesse der Zollverwaltung werden bundeseinheitlich nach festgelegten Konventionen erstellt. Die so dokumentierten und analysierten Geschäftsprozesse bilden die Grundlage sowohl einer bundeseinheitlichen Aufgabenerledigung als auch der Anforderungsbeschreibung an künftige bzw. zu ändernde IT-Systeme.

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