"Angestaubte Faxgeräte", "Papierstau im Kopierer" und "Laufmappen". Führte man eine Umfrage zu den Charakteristika der deutschen Verwaltung durch, so würden diese Begriffe mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit häufig fallen. "Kollaboratives, medienbruchfreies Arbeiten“ oder "elektronische Dokumentenmanagementsysteme" hätten dagegen wohl die wenigsten auf dem Schirm.
Das Programm Dienstekonsolidierung (DK) bricht mit diesen Klischees, indem es durch die Entwicklung und Einführung einheitlicher, moderner sowie innovativer IT-Lösungen behördenübergreifende Veränderungen ermöglicht. Die Abschaffung von Medienbrüchen zwischen unsynchronisierten Insellösungen und somit die Hebung von Synergiepotenziale beim Zusammenspiel mehrerer IT-Maßnahmen ist ein Kernnutzen des Gesamtprogramms DK.
Mehr Nutzerorientierung: Durch das Zusammenspiel einzelner DK-Maßnahmen wird die Digitalisierung spürbar
Derzeit befindet sich die DK in einer Hochphase der Umsetzungen und Rollouts. Die Digitalisierung kommt durch die erarbeiteten IT-Lösungen in der Breite der Bundesverwaltung an. Alleine in diesem Jahr sind der erfolgreiche Abschluss der IT-Maßnahmen Elektronische Akte Bund (E-Akte), dem Social Intranet des Bundes (SIB) und dem Elektronischen Gesetzgebungsverfahren Bund (E-Gesetzgebung) geplant.
Die oben genannten Laufmappen gehören damit endgültig der Vergangenheit an. Die behördenweite Inbetriebnahme der E-Akte, dem Herzstück der Verwaltungsdigitalisierung, ermöglicht ein medienbruchfreies und rechtssicheres, digitales Dokumentenmanagementsystem. Auch die Tage der Faxgeräte sind durch die Anbindung der unmittelbaren Bundesverwaltung an das SIB gezählt. Von nun an können behördenübergreifende Vorgänge papierfrei, digital ausgetauscht und kollaborativ bearbeitet werden. Im Zusammenspiel mit den Maßnahmen Einheitliches Scannen (E-Scannen), Digitales Zwischenarchiv Bund (DZAB) und dem Bundesclient gelingt der DK die Digitalisierung des Büroalltags.
Ebenso gehört der umständliche Austausch von Kabinettsvorlagen via E-Mails mit Word-Anhängen in unterschiedlichsten Versionsvergleichen durch die Einführung einer zentralen Gesetzgebungsplattform der Vergangenheit an. Die IT-Maßnahme Elektronisches Gesetzgebungsverfahren Bund ermöglicht den Bundesressorts, dem Bundestag und dem Bundesrat die medienbruchfreie, geräteneutrale Zusammenarbeit an Gesetzgebungsverfahren. So werden elektronische Gesetzesentwürfe und -abstimmungen importiert, welche dann elektronisch kommentiert und elektronisch in den Bundestag und -rat eingebracht werden. Das Ineinandergreifen der Maßnahmen eNorm, E-Gesetzgebung, E-Verkündung und dem zentralen Planung- und Kabinettmanagement-Instrument (PKP) führt dadurch zur Ende-zu-Ende Digitalisierung einer ministeriellen Kernaufgabe.
Digitalisierung setzt sich auch unter erschwerten Haushaltsbedingungen fort
Die Umsetzung von IT-Projekten findet selten unter gleichbleibenden Rahmenbedingungen statt und gleicht einem "Hürdenlauf". Diese Hürden – seien es große, wie die Haushaltslage oder kleinere, wie die gesteigerten Bandbreitenbedarfe und möglichen Engpässen bei den verfügbaren Bandbreiten in den Netzen des Bundes - gilt es mit Präzision und Ausdauer zu überwinden.
Die erste „Hürde“ beim Start des Programms Dienstekonsolidierung war der fragmentierte Zustand der IT der Bundesverwaltung mit ihren vielen unsynchronisierten Insellösungen. Durch die erfolgreichen Rollouts in den Bundesbehörden hat es die DK geschafft, dem Ziel von maximal zwei verschiedenen IT-Lösungen für eine Funktionalität Rechnung zu tragen und die IT-Landschaft auf Bundesebene immer stärker zu vereinheitlichen.
Aber auch die sich stetig wandelnden Rahmenbedingungen - sich rasant verändernde Technologien, wachsende Anforderungen sind Hürden die eine jede IT-Maßnahme im Laufe ihrer Entwicklung nehmen muss und somit auch die DK insgesamt. Gleichzeitig führt die allgemeine Haushaltslage zu notwendigen Umplanungen bei Umfang und Zeitplanung.
Anders als ein Lauf auf der Kurzstrecke gleicht die Verwaltungsdigitalisierung eher einem Marathon. Kein einmal abgeschlossenes Projekt, sondern vielmehr ein kontinuierlicher Prozess. Und auch wenn der olympische Gedanke – Dabeisein ist alles – richtig ist, misst sich der Erfolg der Verwaltungsdigitalisierung eher an den Goldmedaillen: moderne, digitale Prozesse und interoperable Anwendungen.
Die Digitalisierung der Bundesverwaltung als kontinuierlicher Prozess
Das Programm Dienstekonsolidierung wurde 2015 vom Bundeskabinett beschlossen und endet mit dem Jahr 2025. Damit endet aber nicht die IT-Konsolidierung, vielmehr wird das Programm in die Linie übergeben. Die DK übergibt den Staffelstab an die Nachfragemanagementorganisation (NMO) als dauerhafte Struktur. In der NMO werden bestehende Verfahren kontinuierlich angepasst und weiterentwickelt sowie Anwendungen für neue Bedarfe erfasst und entwickelt. Ziel des Bundesministeriums des Innern und für Heimat bleibt der Aufbau einer Gemeinsamen IT des Bundes (GIB), die auf der Höhe der Technologie ist.