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Verwaltungstransformation in einer vernetzten Welt

Datum
03. Mai 2011

- Es gilt das gesprochene Wort -

Meine sehr geehrten Damen und Herren,

das Internet bewegt die Welt. Es verändert die Wirtschaft, es verändert die Verwaltung, es verändert die Menschen. Es ist heute ein entscheidender, ja vielleicht der entscheidende Katalysator für wirtschaftliches Wachstum weltweit und für Veränderungsprozesse in allen gesellschaftlichen Bereichen. Dabei bewegt es sich oftmals schneller, als gewachsene Strukturen in der Lage sind, passende Antworten auf die neuen Technologien und Möglichkeiten zu finden. Zugleich verändert das Internet auch die Kultur und das soziale Miteinander: Wie informiert man sich heute? Wie äußert man sich und wo? Wie tauscht man Informationen aus? Wie arbeitet man zusammen?

Die Antwort: Anders, als wir es aus der Vergangenheit und aus dem realen Leben in vielen Fällen kennen.

Das Internet ist zum wesentlichen Bestandteil des gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Lebens geworden, auch in der öffentlichen Verwaltung. Sie ist gleich doppelt gefordert: Sie muss - erstens - einen adäquaten ordnenden und strukturierenden Rahmen für das gesellschaftliche und wirtschaftliche Handeln in der vernetzten Welt schaffen.
Zweitens ist die öffentliche Verwaltung von der Digitalisierung aller Bereiche selbst betroffen und muss sich einem permanenten internen Veränderungs- und Verbesserungsprozess stellen.

Ich möchte auf diese beiden Aspekte näher eingehen.

Erstens: der Rahmen für das gesellschaftliche und wirtschaftliche Handeln. Klar ist: Im Vordergrund müssen die Chancen des Internets und der IKT insgesamt stehen, die Freiheiten, die es mit sich bringt und die wir wahren wollen, sowie die Innovationskraft, die daraus hervorgeht. Schließlich wird ein großer Teil unseres Wohlstandes und unserer Wertschöpfung mit Hilfe des Internets erarbeitet. Wie bei jeder technischen Neuerung gehen damit aber auch Risiken einher. Hierauf muss der Staat angemessen reagieren. Er tut das - das möchte ich ausdrücklich betonen - im Rahmen seiner Aufgaben und seiner Funktionen, die der Staat allgemein zu erfüllen hat. Wir haben uns eine aktiv gestaltete und gestaltende Netzpolitik auf die Fahnen geschrieben, mit dem primären Ziel, die Freiheiten, die das Internet bietet, erschließen und nutzen zu helfen.

Der frühere Bundesinnenminister Dr. Thomas de Maizière hatte vor einem Jahr vier Dialogveranstaltungen zu den Perspektiven deutscher Netzpolitik durchgeführt. Er diskutierte mit Experten aus der Netzgemeinde, der Wirtschaft und Wissenschaft sowie aus der Zivilgesellschaft und von Behörden Themen wie

  • Datenschutz und Internet,
  • Internet als Mehrwert,
  • staatliche Angebote
  • sowie Kriminalität im Internet.

Die daraus entstandenen Grundsätze hatte der Innenminister in seiner Grundsatzrede im Juni 2010 beschrieben und 14 Thesen für eine gemeinsame Netzpolitik vorgelegt. Sie sind im Internet einsehbar. Gesetzgeberische Maßnahmen spielen dabei genauso eine Rolle wie verantwortungsbewusste Selbstregulierung. Was die IKT-Branche binnen kurzer Zeit im Datenschutz-Kodex erarbeitet hat, kann sich sehen lassen. Nicht zuletzt gilt es aber auch, an die Verantwortung des Bürgers bzw. den verantwortungsvollen Umgang mit seinen Daten zu appellieren. Die Herausforderungen eines vernetzten Lebens lassen sich nur gemeinsam bewältigen. Der Staat kann und wird nicht alles regeln können.

Der jetzige Bundesinnenminister Dr. Hans-Peter Friedrich knüpft an diesen netzpolitischen Konsens an. In einem Katalog der wichtigsten netzpolitischen Maßnahmen haben wir nun Handlungsfelder identifiziert, die es umzusetzen gilt. Neben wichtigen Datenschutzaspekten, der Cyber-Sicherheit oder Fragen zu Open Government/Open Data gehören die offene Diskussion zum "Vergessen im Internet" sowie die Erarbeitung einer Strategie zur Stärkung und zum Schutz des digitalen Ichs zu unseren netzpolitischen Maßnahmen. Oberstes Ziel der Netzpolitik bleibt es, die Freiheit und die Chancen des Internets zu nutzen und zugleich einen Schutz gegen rechtswidriges Handeln zu gewährleisten.

Zur Angebots- und Innovationsfunktion des Staates, wie sie in den Grundsätzen zur Netzpolitik beschrieben ist, zählt auch das E-Government. Vor dem Hintergrund des klassischen Staatsverständnisses ist unbestritten: E-Government befördert Innovationen und muss gefördert werden. Es dient weltweit als ein wichtiger Beitrag der Behörden zur Entbürokratisierung und Modernisierung der Verwaltung, zur Entwicklung auch länderübergreifender Services und zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit der Standorte.

Die EU-Initiative "i2010 - Eine europäische Informationsgesellschaft für Wachstum und Beschäftigung" und der im Dezember 2010 beschlossene Aktionsplan E-Government geben derzeit den Mitgliedsstaaten den Rahmen zum weiteren Ausbau der elektronischen Behördendienste in Europa vor.
Die 40 Maßnahmen des Aktionsplans gliedern sich in vier Kategorien:

  • Stärkung der Bürger und Unternehmen
  • Erleichterung der Mobilität im Binnenmarkt
  • Effizienz und Effektivität
  • Voraussetzung für die Entwicklung elektronischer Behördendienste.

In Deutschland haben wir im letzten Jahr erstmals eine nationale E-Government-Strategie als ressort- und ebenenübergreifende Strategie für alle deutschen Behörden festgelegt. Sie weist eine große Übereinstimmung mit dem EU-Aktionsplan auf. Damit können wir ein kooperatives, föderales und durchgängiges E-Government schaffen, das sich an gemeinsamen Zielen orientiert und zugleich auch über die Grenzen unseres Landes hinaus den Anschluss an internationale Entwicklungen sichert. Die dafür notwendige organisatorische Infrastruktur und Steuerung haben wir mit dem IT-Planungsrat ebenfalls eingerichtet.

Ich bin der Auffassung, dass eine effizientere föderale Zusammenarbeit mehr als notwendig ist. Zum einen mit Blick auf den technologischen Fortschritt, dem die Verwaltung vor dem Hintergrund des nahezu flächendeckenden IT-Einsatzes und der E-Government-Lösungen in vielen Fachgebieten gerecht werden muss. Zum anderen ist das im Licht der allgemeinen Haushaltslage unabdingbar. Es kann nicht sein, dass mehrere Gebietskörperschaften im Bereich der IT- und des E-Government Parallel- und Doppelentwicklungen betreiben.

Auch die rechtlichen Rahmenbedingungen für ein erfolgreiches E-Government lassen wir nicht außer Acht. Sowohl auf Landes- als auch auf Bundesebene wurden Rechtsnormen an die Anforderungen des E-Government angepasst. Regelmäßig stellen wir uns die Frage: Reichen die rechtlichen Regelungen aus? Oder stehen Regelungen einem weiteren Ausbau von E-Government im Weg?

Zur Identifizierung des Regelungsbedarfs wurden und werden Verwaltung, Wissenschaft und Wirtschaft einbezogen. Im Mittelpunkt der Überlegungen steht immer die Frage, wie eine E-Government-freundliche Ausgestaltung des Bundesrechts die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung erleichtern kann.

Als ein Haupthindernis für die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung wurden Schriftformerfordernisse genannt, so dass dieser Komplex ein Schwerpunkt des Vorhabens sein wird. Bestandteil des Gesetzes soll daher die Zulassung ausreichend sicherer technischer Verfahren neben der qualifizierten elektronischen Signatur sein. Wir denken hier insbesondere an die Einbindung der eID-Funktion des neuen Personalausweises sowie an De-Mail. Hierzu ist geplant, das Verwaltungsverfahrensgesetz (§ 3a VwVfG) zu ändern. Diese Frage ist auch Gegenstand einer im De-Mail-Gesetz verankerten Berichtspflicht.

Es sollen aber auch Formerfordernisse in den Fachgesetzen auf ihre Notwendigkeit hin überprüft werden. Außerdem wird über eine Querschnittsregelung nachgedacht, die die impliziten Schriftformerfordernisse durch gesetzlich angeordnete Formulare erfassen soll.

Ein weiterer Schwerpunkt des E-Government-Gesetzes wird die Implementierung so genannter Motor-Normen bilden. Darunter sind Normen zu verstehen, die möglichst ebenenübergreifend den weiteren Ausbau von E-Government-Lösungen fördern.
Dringender Regelungsbedarf besteht etwa im Bereich der elektronischen Aktenführung: Vor allem wirft das ersetzende Scannen Fragen auf, da die Vernichtung des Originals zu einer Beweiswerteinbuße führt. Wir prüfen daher, ob es einer rechtlichen Grundalge bedarf, die die Voraussetzungen und Rechtsfolgen regelt. Als ein weiteres Hindernis wurden diverse Pflichten zur Vorlage von Originalen identifiziert.

In diesen und weiteren Bereichen überlegen wir derzeit, wie entsprechende Regelungen aussehen können. Ende des Jahres wollen wir den Entwurf des E-Government-Gesetzes dem Kabinett vorlegen.

Meine sehr geehrten Damen und Herren,

ich komme nun zum eingangs genannten zweiten Punkt: nämlich zum Einfluss, den die vernetzte Welt auf den internen Veränderungs- und Verbesserungsprozess in der Verwaltung hat.

Gern wird dafür seit Neuestem der Begriff "Transformation" verwendet - lateinisch für Umformung. Es mag ein Modewort sein. Doch es charakterisiert die Veränderungsprozesse in der Verwaltung recht treffend: Fast ein Jahrhundert lang waren die Arbeitsprozesse durch klar vorgegebene Handlungsstrukturen bestimmt - geprägt durch das Verwaltungsmodell von Max Weber. Die Verwaltung bestand in einer an Fachlichkeit orientierten hierarchischen Organisationsstruktur arbeitsteiliger Einheiten und einem System formaler Regeln. Gesteuert wurde durch Hierarchie und Recht.

Nicht von heute auf morgen, aber zunehmend sichtbar, ist ein Wandel von einer strukturdeterminierten Steuerung hin zur Prozessorientierung – und darauf aufbauend eine effizientere und effektivere Arbeits- und Aufgabenteilung sowie Aufgabenerledigung. Die Notwendigkeit dazu ergibt sich aus den aktuellen Rahmenbedingungen, besonders aus der schwierigen Haushaltslage und den sinkenden Personalzahlen in der Verwaltung.

Es ist richtig, dass die Informations- und Kommunikationstechnik, das Internet und Web 2.0-Technologien Motor der Verwaltungsmodernisierung sind. IKT setzt aber adäquate Organisationsstrukturen und Verwaltungsprozesse voraus. Es genügt nicht, herkömmliche Prozesse und ihre Einbindung in bestehende Verwaltungshierarchien elektronisch nachzubilden. Vielmehr müssen sie ziel- und nutzerorientiert durchdacht, neu modelliert und erst dann mit dem adäquaten IKT-Instrument unterlegt werden.
Bis 2012 wollen wir deshalb die notwendigen Voraussetzungen für ein Prozessmanagement in der Bundesverwaltung schaffen. Nach einheitlicher, vergleichbarer Methode sollen dann Prozesse erhoben und analysiert sowie dokumentiert werden. Durch Vergleiche lassen sich die effektivsten und effizientesten Lösungen finden und Prozesse standardisieren. Sie werden mit bedarfsgerechten und prozessorientierten IT-Anwendungen unterlegt. Ziel ist es, Prozesse so zu optimieren, dass sie ergebnisorientiert gestaltet sind.

Das Prozessportal im BMI ist gerade zu einer geschäftsbereichsweiten, webbasierten Portallösung ausgebaut worden. Darüber hinaus ist vorgesehen, das Portal an die Nationale Prozessbibliothek anzubinden, ein Gemeinschaftsvorhaben von BMI und der Humboldt-Uni zu Berlin. Hierbei handelt es sich um eine föderale Internetplattform für Prozessbausteine und Prozesswissen. Sie ist bereits online und soll bis 2013 einen vollständigen Überblick über alle deutschen Verwaltungsprozesse geben und damit eine zentrale Anlaufstelle für erfolgreiche Verwaltungspraktiken sein.

Die nationale Prozessbibliothek soll innerhalb der Verwaltungen, aber auch verwaltungsebenen- bzw. institutionenübergreifend die Nutzung des vorhandenen Prozesswissens unterstützen. Dafür werden etablierte Community-Funktionen, wie Foren, Wikis, Tutorien und ein Blog eingebunden. Klar ist dabei aber auch: Der Erfolg steht und fällt mit der Bereitschaft aller Verwaltungsebenen, an dieser zentralen Internetplattform mitzuwirken. Ich freue mich, dass ich kürzlich mit dem Freistaat Sachsen eine Kooperationsvereinbarung dazu unterschrieben habe. Sachsen ist der erste Partner auf Landesebene, der die Nationale Prozessbibliothek mit aufbaut.

E-Government ist ein Thema des Regierungsprogramms "Vernetzte und transparente Verwaltung" zur weiteren Modernisierung der Bundesverwaltung in der laufenden Legislaturperiode. Die Bundesregierung hat dieses Programm im August 2010 beschlossen. In den Handlungsfeldern Optimierung der Organisation, Informations- und Kommunikationstechnologie und Personal sind 20 Leitprojekte genannt und mit konkreten Planungen für diese Legislaturperiode unterlegt. Ziel ist die Steigerung von Effizienz und Effektivität, Transparenz, Qualität sowie Mitarbeiter- und Bürgerorientierung der Verwaltung.

Die Bundesregierung folgt bei der Modernisie¬rung von Staat und Verwaltung einem ganzheitlichen Ansatz: Wir müssen überflüssige, vermeidbare Bürokratie weiter abbauen. Wir wollen zudem für effiziente und effek¬tive Verwaltungsabläufe sorgen, indem wir Prozesse optimieren und bündeln, eine effektive Behördenorganisation schaffen und eine gute Führung gewährleisten, die sich ihrer Verantwortung für das Gemeinwohl wie auch für die Mitarbeiter und ihrem politischen Auftrag bewusst ist.

Die Vernetzung und Transparenz unseres Handelns steht im Fokus aller Maßnahmen des Regierungsprogramms - wie es der Titel schon sagt. Vernetzung ist dabei umfassend zu verstehen - die Vernetzung von technischen Systemen, aber auch Teamarbeit, Kollaboration und Partizipation sowie neue Formen der horizontalen und vertikalen Zusammenarbeit von Organisationseinheiten.

Das ist schon deshalb notwendig, weil nahezu alle Modernisierungsprojekte einen ressort- oder sogar ebenenübergreifenden Ansatz verfolgen. Das liegt in der Natur der Sache: Alle Behörden und Verwaltungsebenen stehen vor ähnlichen Herausforderungen. Da ist eine gemeinsame ressort- oder ebenenübergreifende Lösung in vielen Fällen nicht nur sinnvoll, sondern geboten.

Das wiederum erfordert adäquate Formen der Kooperation, Kommunikation und Koordination. Sie werden beispielsweise durch interne und externe Web-2.0-Instrumente deutlich vereinfacht, vielfach auch erst ermöglicht. Inzwischen sind Kommunikationsplattformen, soziale Netzwerke und webbasierte Dienste auch aus der Verwaltung nicht mehr wegzudenken und werden weiter ausgebaut. Ressortübergreifende Vorhaben, wie das Projekt Auf- und Ausbau von Dienstleistungszentren, und erst recht die föderalen Projekte, wie der Aufbau der Geodateninfrastruktur Deutschland und die einheitliche Behördenrufnummer 115, arbeiten übergreifend in virtuellen Arbeitsräumen, mit bundesweiten Wissensmanagementsystemen und nutzen, wenn es sinnvoll ist, webbasierte Dienste, YouTube-Kanäle und Facebook-Profile. Es liegt in unserer Hand, diese technischen Möglichkeiten so einzusetzen und so zu nutzen, dass wir unsere Leistungsfähigkeit sowie unsere Prozess- und Ergebnisqualität weiter verbessern können.

Die Nutzung sozialer Netzwerke im Behördenalltag verlangt aber Antworten auf neue Fragen, auch rechtlicher Natur. Es müssen klare Regeln zur Nutzung von Social Media und zur Identifizierung von Teilnehmern an Blogs, Chats usw. definiert werden, um möglichen Gefahren, wie der Rufschädigung von Behörden und Mitarbeitern, entgegenzuwirken. Das Projekt Open Government aus dem Regierungsprogramm "Vernetzte und transparente Verwaltung" wird hierzu Leitlinien für die Bundesverwaltung erarbeiten.

Das Projekt Open Government ist im Übrigen auch ein Ausdruck dessen, wie die vernetzte Welt die Verwaltung bewegt, verändert, transformiert – indem sie sie transparenter macht. Bis 2013 wollen wir eine gemeinsame Strategie für ein offenes Regierungshandeln unter dem Aspekt von Transparenz, Kooperation und Partizipation erarbeiten und umsetzen. Vorhandene Strukturen sollen vernetzt und ein einfacher Zugang zu Informationen ermöglicht werden. Politik, Verwaltung, Wirtschaft und Wissenschaft haben sich im Dezember vergangenen Jahres auf dem 5. Nationalen IT-Gipfel in Dresden darauf verständigt, gemeinsame Open-Government-Ziele zu formulieren. Wir streben außerdem zusammen den Aufbau einer Open-Data-Plattform an, einer zentral zugänglichen Internetplattform. Wir wollen Daten offen verfügbar machen, die vom öffentlichen Sektor erhoben bzw. zusammengetragen werden und nicht offensichtlichen Einschränkungen (Datenschutz- und Sicherheitsaspekte) unterliegen. So schaffen wir einen freien Zugang zu Informationen der Verwaltung. Datenbestände können analysiert, veredelt und weiterverbreitet werden. Das fördert neue Anwendungen, innovative Produkte und Geschäftsmodelle. Open Government stärkt somit die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen und den Innovationsstandort Deutschland.
Wie Sie an den existierenden Kollaborations- und Partizipationsplattformen der Bundesregierung sehen, sind wir bereits auf einem guten Weg, wenn auch erst am Anfang. Auch bei Open Data fangen wir nicht bei null an. Das zeigen die Datenangebote des Bundesamtes für Kartographie und Geodäsie im Bereich Geodaten sowie das Angebot des Statistischen Bundesamtes. Aktuell arbeiten wir an Empfehlungen für den Umgang mit Open-Data-Kriterien. Diese Empfehlungen wollen wir mit den Ressorts und dann mit den Ländern und Kommunen sowie einer breiten Öffentlichkeit diskutieren. Auf diesem Gebiet wird sich noch viel bewegen – auch in den Köpfen.

Meine sehr geehrten Damen und Herren,

dass die vernetzte Welt die Art, wie wir in der Verwaltung kommunizieren und kooperieren verändert, spüren wir jeden Tag. Dass die vernetzte Welt letztlich auch Einfluss auf Kommunikation und Kooperation der Verwaltung mit Bürgern und Wirtschaft haben wird, ist zwangsläufig. Wir wollen uns guten Ideen und Lösungsansätzen, die uns unserem Ziel einer effizienteren und leistungsstärkeren Verwaltung näher bringen, nicht verschließen – das können wir auch nicht. Auch die ebenenübergreifende Zusammenarbeit schafft Mehrwerte für die Bürger zu geringeren Kosten und wird sich daher weiter durchsetzen. Mit dem IT-Planungsrat ist es uns gelungen, die Zusammenarbeit von Bund und Ländern bei aktuellen IT-Fragen zu institutionalisieren. Gemeinsam mit den Ländern Berlin, Brandenburg, Hamburg und mit dem Unternehmen Dataport wird der Bund ein Forschungsvorhaben zum staatlichen Wandel im Informationszeitalter durchführen. Wir dürfen gespannt sein, auch wenn wir die Dimensionen der Veränderung schon heute erahnen. Oder um es mit den Worten Georg Lichtenberg zu sagen: "Das es anders werden muss, wenn es besser werden soll, ist gewiss."

Vielen Dank.

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