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12.02.2014

Sachsen

Moderne Bürgerdienste in ländlichen Regionen: der mobile Bürgerkoffer

Ob Senior, Familie, Student, Unternehmer – alle haben unterschiedliche Anforderungen an den Service der Verwaltung. Gleichzeitig bedingen der demografische Wandel und die Konsolidierung öffentlicher Finanzen, dass Verwaltungsstrukturen anzupassen sind. Dies betrifft die herkömmliche stationäre Präsenz in den ländlichen Regionen besonders. Werden Anlaufstellen vor Ort geschlossen, kann für die Bürger der Eindruck eines Rückzugs des Staates von seiner bisherigen Verantwortung entstehen. Dem ist entgegenzuwirken.

Maßgeblicher Anspruch bleibt, Verwaltungsleistungen bürgernah und bedürfnisorientiert anzubieten. Gute gemachte Internetseiten oder ein professioneller Telefonservice sind alternative Zugänge. Sie können den persönlichen Kontakt vor Ort aber nicht vollständig ersetzen: manch Anliegen ist zu komplex; mancher Bürger mag nicht in der Lage oder Willens sein, diese Zugänge zu nutzen.

Vor allem mit Blick auf die alternde Bevölkerung sind weitere Lösungen für den wohnortnahen Zugang zur Verwaltung gefragt. Im Freistaat Sachsen wurde, unterstützt vom Bundesministerium des Innern, ein entsprechendes Pilotprojekt ins Leben gerufen.

Ziel ist, die Arbeitsweise der Verwaltung flexibler gestalten und Dienstleistungen vor Ort anbieten zu können – auch ohne herkömmliche stationäre Präsenz. Eine Lösung, die derzeit in ausgewählten sächsischen Kommunen zwei Jahre erprobt wird, ist der mobile Bürgerkoffer.

Mobile Bürgerkoffer setzen das Prinzip der aufsuchenden Verwaltung im Sinne „rollender Verwaltungsstellen“ um. Sie enthalten die notwendige Ausrüstung für eine sichere und zuverlässige Bearbeitung eines Anliegens vor Ort. Der Verwaltungsmitarbeiter kann dort arbeiten, wo Bürger und Unternehmen sind oder leicht hingelangen können. Auch ein Besuch zu Hause oder in Alten- und Pflegeheime ist denkbar. Der „Gang zur Behörde“ wird zum „Gang der Behörde“. Auf eine kompetente und persönliche Beratung muss nicht verzichtet werden.

Weitere Informationen: www.staatsmodernisierung.sachsen.de

Elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung in der sächsischen Staatsverwaltung

Um die Zukunftsfähigkeit der Staatsverwaltung zu sichern, betreibt die Sächsische Staatsregierung eine umfassende Staatsmodernisierung. Ein Kernbestandteil dessen ist die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung in der sächsischen Staatsverwaltung (eVA.SAX) auf Basis einer einheitlichen Lösung (VIS.SAX).

Dabei wird der gesamte Lebenszyklus des Behördenschriftguts betrachtet. Eine elektronische Unterstützung findet sowohl bei der Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten als auch bei deren Langzeitspeicherung und anschließenden Aussonderung oder unbefristeten Aufbewahrung im Rahmen der Archivierung statt. Für Letzteres hat der Freistaat Sachsen im Jahr 2013 sein elektronisches Staatsarchiv in Betrieb genommen.

eVA.SAX soll bis zum Ende des Jahres 2016 auf bis zu 12.000 Verwaltungsarbeitsplätzen ausgerollt sein. In einigen Behörden, wie beispielsweise der Sächsischen Staatskanzlei, der Landesdirektion Sachsen oder der Landesfeuerwehrschule, konnte die Einführung bereits vollständig abgeschlossen werden. Zudem wird die Kabinettsarbeit der Sächsischen Staatsregierung durch das sogenannte E-Kabinett vollständig elektronisch unterstützt.

Die Verantwortung für die Koordination des Gesamtvorhabens liegt beim Kompetenzzentrum Vorgangsbearbeitung (CCV) im Sächsischen Staatsministerium der Justiz und für Europa. Die einzelnen Projekte zur Einführung der elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung in den Behörden werden in deren Eigenverantwortung durchgeführt. Zur Unterstützung wurde ein zentrales Programmmanagement im SMJus aufgebaut. Über einen Werkzeugkoffer werden beispielsweise Vorgehensmodell und Leitfäden sowie Vorlagen und Best-Practice-Ansätze zur Verfügung gestellt.