IT-Controlling mit ITR4Web

Entstanden ist ITR4Web als Gemeinschaftsprojekt des Bundesministeriums der Finanzen/ZIVIT und des Bundesministeriums des Innern in Zusammenarbeit mit der Firma Impaq Pluralis AG. Dabei wurden vor allem die Vorgaben der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung zur Erstellung von IT-Rahmenkonzepten beachtet.

ITR4Web besteht aus den vier eigenständigen Modulen IT-Rahmenplanung, IT-Jahresplanung, IT-Einzelplanung und IT-Realisierung. Der modulare Aufbau ermöglicht einen schrittweisen Einstieg in das IT-Controlling.

Nutzen
1. Automatisierte IT-Rahmenplanung
Von zentraler Bedeutung ist das Modul IT-Rahmenplanung: Mit diesem Modul werden alle laufenden und geplanten IT-Maßnahmen und deren Finanzplanungsdaten strukturiert erfasst. Die geforderten haushaltsbegründenden Unterlagen können jederzeit als Reports ausgegeben werden. Zur Unterstützung der Planungs- und Konsolidierungsphase kann – sofern die Datenhaltung in einer Oracle-Datenbank erfolgt – das Werkzeug Oracle-Discoverer zur Unterstützung des Berichtswesens genutzt werden.
Nach Abschluss der Rahmenplanung stehen alle Planungsdaten im System zur Verfügung, um sie in den weiteren ITR4Web-Modulen zu nutzen. Außerdem bilden sie die Grundlage für die Fortschreibung des IT-Rahmenkonzeptes.

2. Toolgestützte IT-Jahresplanung
Im Modul IT-Jahresplanung lassen sich die zugewiesenen Haushaltsmittel erfassen. Integrierte Rankings erlauben es, die verschiedenen Vorhaben einer Behörde miteinander zu vergleichen. So kann nach inhaltlichen Aspekten und unter Berücksichtigung der Haushaltslage eine Priorisierung der Vorhaben unterstützt werden. Die Plandaten lassen sich in den Modulen IT-Einzelplanung und IT-Realisierung weiter konkretisieren und um reale Informationen wie die Zahlen zum Mittelabfluss erweitern.

3. IT-Einzelplanung und IT-Realisierung
Mit den Modulen IT- IT-Einzelplanung und IT-Realisierung besteht die Möglichkeit, laufende Projekte anhand von Kennzahlen, die aggregiert und in Berichtform ausgegeben werden können, zu überwachen.

Für die IT-Rahmenplanung von Behörden
Die Nutzung von ITR4Web ist für alle Behörden interessant, die gemäß der Empfehlung der KBSt nach Nr. 18 i.V.m. Nr. 17 Abs. 2 Ziff. 3, 9 i.V.m. Nr. 4 IT-Richtlinien für den Einsatz der Informationstechnik in der Bundesverwaltung vom 18. August 1988 (IT-Richtlinien, GMBl 1988, S. 470) ein IT-Rahmenkonzept zu erstellen haben.

Datenbankbasierte Web-Applikation
Die Anwendung ist als datenbankbasierte Web-Applikation ausgelegt. Sämtliche Dialoge werden in einem Internetbrowser dargestellt. ITR4Web ist mandantenfähig und ermöglicht so eine zentrale Datenhaltung. Das vorhandene Rollen- und Rechtekonzept stellt sicher, dass nur berechtige Zugriffe erfolgen.

Referenzprojekte
Zurzeit wird die Anwendung ITR4Web unter anderem genutzt im Bundesministerium der Finanzen im Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie, im Bundesministerium des Inneren und im Bundesministerium für Verkehr, Bauwesen und Stadtentwicklung - jeweils einschließlich nachgeordnetem Bereich. Das Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit nutzt ITR4Web für die Aufstellung des IT-Rahmenkonzepts im Bundesumweltamt.

Technische und fachliche Unterstützung
Das ZIVIT unterstützt die Nutzung der Module IT-Rahmenplanung, IT-Jahresplanung und Administration und treibt deren Weiterentwicklung voran. Die Entwicklung des Moduls Einzelplanung/Realisierung ist auf dem derzeitigen – funktionstüchtigen – Stand eingefroren. Die Nutzung dieses Moduls wird vom ZIVIT nicht betreut.

Konsequente Weiterentwicklung
Die Anwendung wird im ZIVIT konsequent weiterentwickelt. Jährlich wird eine neue Version bereitgestellt. Zur Unterstützung des Weiterentwicklungsprozesses wurde ein jährlich tagender Nutzerbeirat als Forum für alle Kunden eingerichtet.. Hier werden nicht nur alle Änderungen im Rahmen der Weiterentwicklung vorgestellt, sondern auch kundenübergreifende Änderungswünsche angeregt und diskutiert.

In der folgenden Übersicht finden Sie die wichtigsten Entwicklungsschritte bisher:

Zurzeit laufen Planungen für die Entwicklung eines neuen Moduls IT-Jahresplanung. Auf Basis einer ausführlichen Folgenabschätzung sollen die Vorhaben einer Behörde priorisiert werden können.

Als Ergebnis entsteht eine Priorisierungsliste aller Vorhaben einer Behörde, die die Entscheidungsträger grundlegend bei der Entscheidung für oder gegen die Durchführung eines bestimmten Vorhabens im Planjahr unterstützt.

Nutzungskosten
ITR4Web wurde auf Basis von Open-Source-Software nach dem Prinzip „Einer-für-Alle“ entwickelt und ist Eigentum des Bundes. Bei der Nutzung durch Bundesbehörden bzw. Landesbehörden im Rahmen der Kieler Beschlüsse fallen keine Lizenzkosten für die Bereitstellung der Anwendung an. Auch Aktualisierungen werden kostenfrei bereitgestellt. Änderungswünsche werden im Rahmen der mandanten-unabhängigen Weiterentwicklung berücksichtigt. Zur Überlassung der Software gehört eine kostenfreie Multiplikatoren-Anwenderschulung.

Darüber hinaus können folgende weitergehende Leistungen beim ZIVIT beauftragt und gegen Berechnung des Aufwandes erbracht werden:
Hosting der Anwendung inklusive Datenhaltung, Datensicherung und Datenpflege durch das ZIVIT, Umsetzung mandantenspezifischer Änderungswünsche sowie weitergehende mandantenspezifische Schulungen und Workshops.

erstellt

03.11.2008

bearbeitet

09.12.2008