Formular Management Server

Das FMS wird vom ZIVIT in einer für die Bundesverwaltung einzigartigen Sicherheitsinfrastruktur betrieben, die interessierten Bundesbehörden im Rahmen eines Hostingangebots zur Verfügung steht. Derzeit wird das System in über 25 Bundesbehörden eingesetzt. Als meistgenutzte Anwendung hat sich die transaktionsbezogene automatisierte Beantragung einer Umsatzsteuer- Identifikationsnummer mit ca. 27.000 Anträgen pro Jahr erwiesen. 

Die Funktionalitäten im Überblick

Das Formular-Management-System unterstützt die wesentlichen Schritte der web-basierten Verwendung von internen und externen Formularen bei parallelem Einsatz von Papiervordrucken.

Dies umfasst das Erstellen und Publizieren von eFormularen und Vordrucken durch die Behörde sowie das Ausfüllen, Speichern, Signieren, Verschlüsseln und Versenden von eFormularen durch die Nutzer. Weiterhin wird eine medienbruchfreie Annahme von eFormularen und die Bereitstellung der Formulardaten für eine Weiterverarbeitung in den Fachverfahren der Behörden ermöglicht. Auf längere Dauer wird mit dem parallelen Einsatz von Papiervordrucken und eFormularen gerechnet.

Geschäftsvorfälle

Die folgenden Geschäftsvorfälle beschreiben die Nutzungsmöglichkeiten des Formular-Management-Systems im Zusammenwirken mit anderen EfA-Systemen oder -diensten sowie den jeweiligen E-Government-Anwendungen. Änderungen im Sinne von Erweiterungen und Einschränkungen des Funktionsumfanges sind im Ergebnis der laufenden Weiterentwicklung nach Bedarfslage der Bundesbehörden möglich.

1. Elektronische Einreichung eines eFormulars bei einer Behörde

• Erstellung des eFormulars durch die Behörde; die Berücksichtigung von Zusatzfunktionalitäten, wie z. B. Validierung der Daten, ist möglich
• Bereitstellung des eFormulars in Verbindung mit der Online-Dienstleistung der Behörde und Publikation im Formular-Center
• Online- oder alternativ Offline-Ausfüllen des eFormulars; lokale Speicherung des eFormulars beim Nutzer
• elektronische Signierung, gegebenenfalls Verschlüsselung und elektronischer Versand des ausgefüllten eFormulars
• papiergebundene oder digitale Weiterverarbeitung des Antrags in der Behörde

2. Integrierter Datenaustausch für Dienstleistungen mit eFormularen

• Erstellung des eFormulars durch die Behörde; die Berücksichtigung von Zusatzfunktionalitäten, wie z. B. Personalisierung oder Validierung der Daten, ist möglich
• Bereitstellung des eFormulars in Verbindung mit der Online-Dienstleistung der Behörde und Publikation im Formular-Center; Anpassung des eFormulars an die spezifischen Anforderungen des Nutzers
• On-/Offline-Ausfüllen des eFormulars am Rechner, ggf. Datenabgleich mit den Fachverfahren der Online-Dienstleistungen
• elektronische Signierung, ggf. Verschlüsselung und Anbindung an weitere EfA-Systeme und -dienste (z. B. ePayment) und Versand des ausgefüllten eFormulars; ggf. Hinzufügen von elektronisch vorliegenden Anlagen (z. B. Nachweise)
• Entgegennahme des elektronisch signierten und/oder verschlüsselten eFormulars durch die Virtuelle Poststelle (Signaturprüfung, ggf. Entschlüsselung) des eFormulars und elektronische Übergabe an die zur Online-Dienstleistung gehörenden Fachanwendungen
• Kommunikation mit dem Nutzer (z. B. Eingangsbestätigung, Meldung fehlerhafter Angaben) sowie Statusabfrage durch den Nutzer
• mögliche Integration Dritter (z. B. andere Behörden, Banken etc.) zur Antragsbearbeitung

Programmierschnittstellen

Im Rahmen der eingesetzten Servlet-/Java Server Pages-Technologie und des Struts-Frameworks stehen dem Entwickler deren offen gelegte Schnittstellen zur Verfügung.

Eine entsprechende Beschreibung ist in den Standarddokumentationen der Java API for Servlets Version: 2.3 und der Java API for Java Server Pages Version: 1.2 der Firma Sun Microsystems sowie der des eingesetzten Struts-Frameworks in der Version 1.1 enthalten

Exportschnittstellen

• StreamServeServer – Erzeugung von Dateien in folgenden Formaten: XML, PDF, CSV (Text), BMP, GIF, JPEG, PNG, TIFF, E-Mail
• Web-Service (SOAP)-Schnittstelle – Bereitstellung der Formulardaten in folgenden Formaten: XML, PDF, CSV (Text), BMP, GIF, JPEG, PNG und TIFF
• Virtuelle Poststelle – Bereitstellung der Formulardaten in folgenden Formaten: XML, PDF, CSV (Text),BMP, GIF, JPEG, PNG und TIFF
• Anbindung von Datenbanken mittels JDBC-Treiber

Importschnittstellen

• Web-Service (SOAP-Simple Object Access Protocol)-Schnittstelle
• XML
• LDAP
• HttpServlet zur Verarbeitung von XML-Dateien
• Anbindung einer Datenbank mittels JDBC-Treiber
• Papiervordrucke (Scan- and Run-Modul)

Betrieb des Formular-Server

Der Formular-Server kann für die Bereiche Inter- und Intranet eingesetzt werden. Die hier getroffenen Aussagen beziehen sich auf den Bereich Internet:

• Der zentrale Betrieb des FMS für Bundesbehörden wird durch das ZIVIT angeboten. Dabei wird den Behörden die komplette Infrastruktur inklusive Drei-Zonen-Architektur gemäß Rahmensicherheitskonzept des BSI zur Verfügung gestellt.
• Das Formular-Management-System kann im lokalen betrieb plattformunabhängig innerhalb eines Applikations-Servers in bestehende Anwendungen integriert oder exklusiv betrieben werden. Der Betrieb mit Open-Source-Produkten ist möglich.

 

Ausblick

• Dokumentation der Integrationspotenziale des FMS (Portal, DOMEA, EAI, VPS, SAP)
• Integration einer OCR-Scan-Möglichkeit (Scan and Run)
• Automatisierte Rechnungseingangserkennung

erstellt

14.11.2008

bearbeitet

16.12.2008