Vorbereiten politisch-regulativer Entscheidungen
Das Teilprojekt "E-Gesetz" im Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS)
Das Teilprojekt „E-Gesetz“ der EfA-Dienstleistung beim BMAS bildet die Arbeitsprozesse der Ressorts vom Eckpunktepapier über den Referentenentwurf bis zum Regierungsentwurf in einer elektronischen Akte ab. Dazu soll ein Vorgangsbearbeitungssystem (VBS) nach dem DOMEA®-Standard zum Einsatz kommen. Schnittstellen zu IT-Lösungen des Bundeskanzleramts, zum Modul „Planung Online“ des BMWi und zum Modul „Abstimmung Online“ sind dabei ebenfalls Projektgegenstand.
Das zweite Teilprojekt, welches in der Verantwortung des BMAS realisiert wird, ist „Abstimmung Online“. Mit diesem EfA-Modul können Arbeits- bzw. Referentenentwürfe oder andere kommentierungswürdige Schriftstücke für die Formulierung von Stellungnahmen elektronisch unter Setzung einer Frist an politisch oder fachlich beteiligte Ressorts, Länder und Verbände sowie sonstige Beteiligte gegeben werden.
Dabei können die Kommentare kontextbezogen, z. B. absatzweise, abgegeben werden. Dieser Schritt wird in der elektronischen Akte dokumentiert. Nach dem Ende der Abstimmungsphase überträgt „Abstimmung Online“ die Auswertung der Kommentare sowohl verfasser- als auch kontextbezogen in die zugehörige eAkte im VBS. Das datenbankgestützte Verfahren berücksichtigt in besonderem Maße die Vertraulichkeit der Regierungsvorlagen während der Erarbeitung im Ressort. Das BMAS hat beschlossen, „Abstimmung Online“ mit der Basiskomponente „Government Site Builder“ zu entwickeln.
Das Teilprojekt "Elektronische Zuleitung" im Bundeskanzleramt (BK)
Ziel des Teilprojekts „Elektronische Zuleitung“ ist es, Regierungsvorlagen in einem sicheren, signierbaren Format über Schnittstellen zwischen den Ressorts, dem Kabinett, dem Bundesrat und dem Deutschen Bundestag austauschen zu können. Um einer Beschlusslage des Ältestenrates des Deutschen Bundestages möglichst zügig entsprechen zu können, erfolgt die Umsetzung in zwei Etappen über eine Vorschaltlösung und eine Ausbaulösung. Seit Oktober 2004 ist die Vorschaltlösung bei allen Kabinett-Parlament-Referaten installiert, so dass die elektronische Zuleitung von Regierungsvorlagen im MS-Word- und PDF-Format – parallel zum führenden Papierdokument – zunächst an den Bundesrat ermöglicht wird.
Die Ausbaulösung wird die verschiedenen, im Einsatz befindlichen Fachverfahren zu einer modernen IT-Lösung zusammenführen. Dabei wird der sensible Gesetzgebungsprozess nicht beeinträchtigt. Vorhandene oder geplante IT-Lösungen, insbesondere Vorgangsbearbeitungssysteme in den beteiligten Häusern, sollen über Schnittstellen angebunden werden können. Die Schnittstellen orientieren sich sowohl aus fachlicher als auch aus organisatorischer Sicht sehr eng am Kabinettserver. Nicht zuletzt sollen bei den zukünftigen Geschäftsprozessen parallele Bearbeitungen von Papierversionen und elektronischen Dokumenten im Zuleitungsprozess weitgehend abgebaut werden, um eine möglichst papierarme Bearbeitung zu erreichen.
Das Teilprojekt "Elektronische Arbeitshilfen und Verkündung" im Bundesministerium der Justiz (BMJ)
Das BMJ betreibt das Teilprojekt „Elektronische Arbeitshilfen und Verkündung“, dessen Kernstück die Software „eNorm“ ist. Diese Software bietet elektronische Arbeitshilfen, welche die Einhaltung rechtsförmlicher und redaktioneller Vorgaben bei der Erstellung von Gesetz- und Verordnungsentwürfen unterstützen und darüber hinaus bestimmte Routineaufgaben automatisieren. Die mit eNorm erstellten Dokumente sollen im Rechtsetzungsverfahren vom ersten Diskussionsentwurf bis hin zur Verkündung und Normendokumentation durchgängig verwendbar sein, wodurch dann Medienbrüche und Doppelarbeiten vermieden werden.
Aufbauend auf die Software „Legis Write“, welche bei der Europäischen Kommission seit mehreren Jahren zur Unterstützung des Normgebungsprozesses eingesetzt wird, ist eNorm als Add-In für das Textverarbeitungsprogramm MS Word realisiert. Die damit zusätzlich verfügbaren Funktionen und einheitlichen Dokumentvorlagen sind unmittelbar in die Textverarbeitung integriert. Die Software bietet bereits im gegenwärtigen Entwicklungsstand Dokumentvorlagen für Stamm- und Änderungsgesetze bzw. –verordnungen, eine automatisierte Unterstützung bei der Einhaltung zahlreicher rechtsförmlicher und redaktioneller Vorgaben sowie eine Dokumentenqualitätsprüfung zur Erleichterung des Auffindens von Fehlern. Weitere Funktionalitäten werden durch die geplante stufenweise Weiterentwicklung noch hinzukommen. Gleichzeitig stellt eNorm durch die Möglichkeit der Dokument-Konvertierung nach XML die Ausgangsbasis für zukünftig denkbare plattformunabhängige Lösungen sowie eine mögliche elektronische Verkündung dar.
Weitere Projekte
Das BMWi führt im Rahmen von „Planung Online“ eine Softwarelösung zur Unterstützung der politischen Planung ein. Beim BMFSFJ wird ein Vorgangsbearbeitungssystem eingeführt, wobei einer der drei Kernprozesse, die in diesem Rahmen elektronisch abgebildet werden, ebenfalls im Kontext der Vorbereitung politisch-regulativer Entscheidungen steht.
Kosten und Nutzen
Bei den Projekten zur EfA-Dienstleistung „Vorbereiten politisch-regulativer Entscheidungen“ steht die Übertragung der Erkenntnisse und Ergebnisse aus dem einen konkreten Projektzusammenhang auf alle Ressorts im Vordergrund. Die durchgängige elektronische Unterstützung der behandelten Geschäftsprozesse kann damit in allen Teilen der Bundesregierung ohne aufwändige Doppelarbeit adaptiert werden.
Die verschiedenen Arbeitsergebnisse aus den Teilprojekten „E-Gesetz“, „Abstimmung Online“ und „eNorm“ lassen sich, je nach IT-Umfeld und Gesamtumsetzungsstrategie, in anderen Behörden wirksam nachnutzen. Die Software „eNorm“ soll es auf mittlere Sicht ermöglichen, dass dafür vorgesehene Textdateien alle Stadien eines Rechtssetzungsvorgangs (vom Diskussionsentwurf bis zur Verkündung) ohne aufwändige händische Umstrukturierungen durchlaufen können.
Auf der Grundlage des Feinkonzepts zu E-Gesetz wird im Rahmen der EfA-Dienstleistung ein allgemeiner Musterprozess mit der zugehörigen Beschreibung der Projektvorgehensweise und –ergebnisse erstellt. Dieser Musterprozess beschreibt den Ablauf vom Eckpunktepapier bis zum Regierungsentwurf und ist für die Prozesserhebung und –abbildung durch andere Ressorts ausgelegt. Die Wiederverwendung wird durch eine breit angelegte Geschäftsprozessanalyse in mehreren Ressorts (u. a. im BMG, BMFSFJ, BMWi, BMU) in hohem Maße sichergestellt.
Die konzeptionellen Ergebnisse sind in mehrfacher Hinsicht als Arbeitsgrundlage geeignet: Ressorts, die bereits ein Vorgangsbearbeitungssystem oder Dokumentenmanagementsystem außerhalb ihres Kabinett-Parlament-Referats einsetzen oder konkret planen, können auf der Grundlage der dokumentierten Prozesse die Anpassung für diesen Arbeitsbereich vorbereiten. Ressorts ohne VBS/DMS können bei zukünftigen Projekten alle ausschreibungsrelevanten Dokumente aus dem Modul „E-Gesetz“ des BMAS heranziehen. Das Modul „Abstimmung Online“ kann von jedem Ressort wieder verwendet werden. Es ist nicht nur für Gesetzentwürfe, sondern für jede Art von abzustimmenden Dokumenten geeignet.
Im Fall der elektronischen Zuleitung bedingt schon die zentrale Zuständigkeit des Bundeskanzleramts für die Zuleitungen an Bundesrat und Deutschen Bundestag eine einheitliche Realisierung, ohne allerdings in die Ressorthoheit einzugreifen. Aus Sicht der zuleitenden Stellen in den Ressorts laufen die Zuleitungsprozesse bereits heute mit dem Kabinettserver und der Einführung der Vorschaltlösung nach gleichförmigen Verfahren auf einheitliche Schnittstellen zu. Die Ausbaulösung verfolgt diese Ansätze konsequent weiter und führt die unterschiedlichen IT-Systeme zusammen.
Die Versionisierung der Dokumente und die Unterstützung des Erstellungsprozesses durch einen definierten Workflow sind wesentliche Elemente der Ausbaulösung. Eine Terminüberwachung muss die fristgerechte Bearbeitung vom „Vorhaben bis zum ausgefertigten Gesetz“ unterstützen. So treten die Ressorts während der Vorbereitung von Regierungsvorlagen für die Zuleitung an das Parlament in einen Terminplanungsprozess mit dem Bundeskanzleramt ein, der in der konkreten Kabinettzeitplanung mündet. Nicht zuletzt sollen bei den zukünftigen Geschäftsprozessen parallele Bearbeitungen von Papierversionen und elektronischen Dokumenten im Zuleitungsprozess weitgehend abgebaut werden, um eine möglichst papierarme Bearbeitung zu erreichen.
Nutzergruppen
Nutzer sind alle Ressorts der Bundesregierung und dort insbesondere die Kabinett- und Parlament-Referate. Weiter werden der Deutsche Bundestag und der Bundesrat über Schnittstellen angeschlossen. Die Software „eNorm“ steht darüber hinaus auch Nutzern auf Länderebene zur Verfügung, also Legisten in Landesbehörden (inkl. Normendokumentation), Abgeordneten, Ausschüssen und Faktionen der Länderparlamente, Ländervertretern im Bundesrat sowie den jeweils zugeordneten Verwaltungskräften.
- erstellt
- 03.11.2008
- bearbeitet
- 09.12.2008