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Strukturierter Elektronischer Rechtsverkehr - sERV

Im Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Justiz wurden bereits ab 2001 mehrere eigenständige Pilotprojekte unter dem Stichwort "Elektronischer Rechtsverkehr" durchgeführt. Ausgangspunkt des EfA-Systems "strukturierter Elektronischer Rechtsverkehr (sERV)" ist das Verfahren der Elektronischen Schutzrechtsanmeldung, das 2003 zunächst als E-Mail-Verfahren unter dem Namen PaTrAS (Patent and Trade Mark Application System) eingeführt wurde. Die Weiterentwicklung der PaTrAS-Software wird seit Mai 2008 unter dem Namen DPMAdirekt angeboten.

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Das Deutsche Patent- und Markenamt (DPMA) hat einerseits das im Einsatz befindliche Verfahren der elektronischen Patentanmeldung weiterentwickelt, andererseits das Online-Verfahren so anpassbar und wiederverwendbar gestaltet, dass ein komplexes Antragsverfahren der öffentlichen Verwaltung mit kalkulierbarem Aufwand realisiert werden kann. Die Anpassbarkeit wird mit dem Untertitel "Modulbaukasten für komplexe Antragsverfahren" zum Ausdruck gebracht. Mit der EfA-Dienstleistung können damit nicht nur Verfahren des elektronischen Rechtsverkehrs, sondern auch ähnlich geartete Antragsverfahren implementiert werden, die die Übermittlung von strukturierten Daten im XML-Format zum Inhalt haben. Zum Verständnis des Begriffs "strukturiert" folgen im Kapitel "Leistungsumfang" weitere Erläuterungen.

Mit Stand März 2010 wurden unterschiedliche "Antrags"- Verfahren mit sERV realisiert:

  • Deutsche Patentanmeldung
  • Europäische Patentanmeldung
  • Internationale (PCT) Patentanmeldung
  • Markenanmeldung
  • Gebrauchsmusteranmeldung
  • Geschmacksmusteranmeldung
  • Einsprüche in Markensachen
  • Beschwerden gegen Entscheidungen in Marken- und Patentsachen
  • Einzugsermächtigung

Die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs lohnt sich besonders im Bereich standardisierter und sich oft wiederholender Vorgänge. Bei den Gerichten und Behörden können dann Anträge, Schriftsätze und Anlagen elektronisch eingereicht, dort elektronisch weiterverarbeitet und die Bescheide, Schriftsätze und Anlagen den Adressaten elektronisch übermittelt werden.

Definition und Zielsetzung

Elektronischer Rechtsverkehr (ERV, engl. Begriff Electronic Justice oder E-Justice) ist der Oberbegriff für alle Schritte zur Vereinfachung und Durchführung von Prozessen der Information, Kommunikation und Transaktion innerhalb und zwischen Institutionen der Judikative, sowie zwischen diesen Institutionen und Bürgerinnen und Bürgern, Unternehmen und weiteren staatlichen Institutionen durch den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien.

Ein gemeinsames Kennzeichen des ERV ist die Forderung nach einem rechtssicheren Austausch von Dokumenten (z. B. Anträge, Klageschriften, gerichtliche Entscheidungen und Beschlüsse), d. h. das Verfahren muss einen äquivalenten Ersatz für den Austausch von papiergebundenen Dokumenten darstellen. Dies bedingt die Anwendung von Signatur- und Verschlüsselungsverfahren in einer Stärke, die durch das Schriftformerfordernis des BGB, des Verwaltungsverfahrensgesetzes und des Signaturgesetzes gegeben ist.

Damit kann der Weg über das Herstellen von Papierunterlagen, Versand, Posteingang und –verteilung erheblich beschleunigt werden, da die Dokumente unmittelbar zwischen den IT-Systemen der Beteiligten ausgetauscht werden können.

Teilnehmer am ERV im engeren Sinne sind Bürger und Organe der Justiz, also z. B. Gerichte, Rechtsanwälte, Staatsanwälte. Der elektronische Rechtsverkehr ist aber nicht auf diesen Teilnehmerkreis beschränkt. Im weiteren Sinne können auch allgemeine elektronische Antragsverfahren zum sERV hinzugerechnet werden, denn die Anforderungen an Informations- und Rechtssicherheit sind i. d. R. identisch.

Leistungsumfang

Zum Format der ausgetauschten Dokumente im elektronischen Rechtsverkehr kann prinzipiell nach dem Typ der Daten bzw. Dokumente, die elektronisch übermittelt werden, unterschieden werden:

Einerseits kann die Übermittlung in Form von unstrukturierten Daten bzw. Dokumenten erfolgen. Diese Übermittlung hat den Charakter der Übertragung von gedruckten Schriftsätzen oder Telefaxen. Das Dokumentenformat ist in diesem Fall i. d. R. das PDF-Format, das auch im Standard SAGA für E-Government-Anwendungen als Standard für "nicht zur Veränderung vorgesehene Textdokumente" empfohlen wird.

Andererseits kann der Datenaustausch auf Basis des XML-Formats erfolgen. Die Verwendung von XML bietet gegenüber der Alternative 1 viel weitergehende Möglichkeiten der Formatierung und Strukturierung: ein Dokument im XML-Format "weiß etwas über sich selbst", d. h. das Dokument kann wesentlich wirkungsvoller einer maschinellen Analyse unterzogen werden, da man überprüfen kann, ob das Dokument tatsächlich (formal) die Daten enthält, die an definierten Positionen im Dokument erwartet werden. Damit kann sehr gut überprüft werden, ob z. B. ein ausgefülltes Formular gewisse formale Kriterien erfüllt. Dies ermöglicht eine automatische Vorab-Analyse von eingehenden Dokumenten (Schriftsätzen, Anträgen) und kann damit den menschlichen Bearbeitungsaufwand ganz erheblich reduzieren.

Mischformen der beiden Antragsverfahren sind möglich. Das hier entwickelte EfA-System ist vor allem für die Implementierung des rechtssicheren Austauschs von strukturierten Daten geeignet, also den Austausch im Datenformat XML. Der Austausch von unstrukturierten Daten ist natürlich auch möglich, hierzu können aber auch weniger mächtige Verfahren bzw. Werkzeuge zum Einsatz gebracht werden. Im Folgenden wird daher die Betonung auf den Datenverkehr auf Basis XML gelegt.

Das EfA-System strukturierter Elektronischer Rechtsverkehr/Modulbaukasten für komplexe Antragsverfahren unterstützt beide Formen der Datenrepräsentation: der große Vorteil dieses Ansatzes liegt darin, dass für eine "Einheit" der elektronischen Kommunikation (Akte, Schriftsatz, Antrag) ein beliebiger Satz von Dokumenten in einem jeweils beliebigen Format definiert werden kann. So ist z. B. eine gültige Patentanmeldung durch die Dokumente

  • Antrag auf Erteilung eines Patents,
  • Erfinderbenennung,
  • Patentdokument,
  • ggf. Zeichnungen (Grafikdateien),
  • ggf. Einzugsermächtigung für die Patentgebühren

gegeben. Das sind mindestens drei Textdateien und möglicherweise eine oder mehrere Grafikdateien. Für die Textdateien gibt es Formatvorlagen, im Fall des XML-Formats sind dies Document Type Definitions (DTDs) oder auch Schemata, die den Textaufbau im jeweiligen Formular beschreiben und festlegen. Grafikdateien können im Format TIFF, JPEG und PDF eingereicht werden.

Analog zu diesem Beispiel können nun beliebige elektronische Anträge oder Schriftsätze als Folge von Dateien in vorgegebenen Formaten definiert werden, darunter eben auch das PDF-Format

Technische Umsetzung

Für den elektronischen Rechtsverkehr gibt es aus technischer Sicht prinzipiell drei Arten der Datenübermittlung:

  • E-Mail-Verkehr mit der Behörde über eine "Elektronische Annahmestelle",
  • Hochladen der Dokumente (Upload) auf eine Webseite der Behörde,
  • Punkt-zu-Punkt Verbindung ggf. unter Nutzung des Internets als Transportmedium.

Im ersten Fall spielt sich die Kommunikation durchgängig über das Medium E-Mail ab, im zweiten Fall wird der "Rückkanal" vorerst ebenfalls noch über E-Mail laufen. Der Fall der Punkt-zu-Punkt Verbindung wird mit der Nutzung der Virtuellen Poststelle des Bundes (VPS) realisiert. Der Vollständigkeit halber sei noch erwähnt, dass bei der elektronischen Patentanmeldung noch die Variante der Übermittlung per Datenträger (CD-ROM, DVD) möglich ist. Dies kann dann sinnvoll sein, wenn die zu übertragenden Datenmengen ein Volumen haben, für das eine Online-Übertragung selbst für heutige Übertragungskanäle noch unverhältnismäßig lange Zeit in Anspruch nehmen würde.

Es ist damit zu rechnen, dass die Übertragungsmethoden E-Mail und Upload in Zukunft zu einem einzigen Verfahren verschmelzen, die über ein Behörden-Portal bereitgestellt werden. Damit soll ausgedrückt werden, dass es keine endgültige Entscheidung darstellt, zunächst eine der zwei Alternativen zu realisieren, da man immer noch die andere Alternative zusätzlich bereitstellen kann. Beim DPMA wurde bereits 2001 die technische Realisierung der elektronischen Übermittlung von Patentanmeldungen als E-Mail begonnen. Hierzu wurde eine Software mit dem Namen PaTrAS (Patent and Trademark Application System) entwickelt, mit deren Hilfe eine elektronische Patentanmeldung offline erstellt, verschlüsselt, geprüft, signiert und dann übermittelt werden kann. PaTrAS wurde als Basis der Realisierung des EfA-Systems ausgewählt und ist ab Juli 2007 mit der Version 2.1.5 PDF verfügbar.

PaTrAS in der Version 1.0 diente der Qualitätssicherung. In der neuen Version 2.1.5 PDF ist nun auch das PDF-Format für die Texte einer Schutzrechtsanmeldung möglich. Grundsätzlich kann die Dokumentenerstellung unabhängig von PaTrAS mit beliebigen Autorenwerkzeugen erfolgen. Zur Qualitätssicherung werden die mit Hilfe der Autorenwerkzeuge erzeugten XML-Dateien in PaTrAS geladen und ein entsprechender Vorgang erzeugt. Zusätzlich zur Qualitätsprüfung wird von der Validierungsengine ein PDF erzeugt. Schließlich wird in PaTrAS ein Dokumenten-/Datenpaket als zip-Datei zum Versand erstellt.

Die Software PaTrAS ist eines von mehreren Modulen, das im Rahmen eines elektronischen Antragsverfahren zum Einsatz kommt. Es handelt sich hier um ein reines offline-Verfahren: Ein Dokumentenpaket wird offline erstellt und validiert, signiert und dann online versandt. Das Gesamtkonzept des komplexen Antragsverfahren mit PaTrAS lässt jede Form der Signaturstufe gemäß Signaturgesetz zu (einfach, fortgeschritten, qualifiziert).

Die nachfolgende Abbildung zeigt das Grundprinzip (= die Module) des komplexen Antragsverfahrens bei Verwendung der Software PaTrAS:

Grafik – Module des strukturierten Elektronischen RechtsverkehrsBild vergrößern Abbildung 1: Module des strukturierten Elektronischen Rechtsverkehrs

Die Module "Dokumentenerstellung", "Validierung" und "Versand" entsprechen dabei dem im Musterprozess Allgemeine Antragsverfahren definierten Teilprozess der Antragstellung. Die Module "Annahme" und "Verifikation" sind im Musterprozess Allgemeine Antragsverfahren als Teilprozess "Antragsannahme beschrieben".

Die Module 1 (Dokumentenerstellung), 2 (Validierung) und 5 (Verifikation) sind somit diejenigen Einheiten, die als EfA-Ergebnisse zur Verfügung gestellt werden und wiederverwendet werden können.

Durch die Modularität wird sichergestellt, dass ein offenes System entsteht, das von den Entwicklungen kommerzieller Software weitgehend unabhängig ist und an die Bedürfnisse der einzelnen Anmelder angepasst werden kann. Durch eine XML-Schnittstelle ist eine horizontale Integration mit beliebigen Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystemen bzw. Fachverfahren möglich. Das Verfahren ist auf alle komplexen Antragsverfahren übertragbar.

Im Mai 2008 wurde die PaTrAS-Software komplett überarbeitet und bietet jetzt eine Vielzahl von Neuerungen. Am auffälligsten ist die neu gestaltete Benutzeroberfläche, von der alle Funktionen wie das Erstellen, Editieren und Versenden der Vorgänge sowie das Empfangen der Anmeldebenachrichtigung direkt aufrufbar sind. Mit der integrierten Datenbank lassen sich Adressen im System speichern und bequem in neue Formulare einfügen. Ferner können benutzerspezifische Vorlagen zu allen elektronisch möglichen Vorgängen definiert werden. Der Name PaTrAS wurde in DPMAdirekt geändert. Aktuell ist die Version DPMAdirekt 2.1a im Einsatz.

Benötigte EfA-Angebote

Die Elektronische Patentanmeldung ist im Oktober 2003 als E-Mail-Verfahren ohne Nutzung eines EfA-Angebots aus BundOnline 2005 in Betrieb gegangen.

Der Bedarf an Unterstützung durch EfA-Systeme ist auf zwei Ebenen zu sehen:

1. Konkreter Einsatz von EfA-Systemen bei der Dienstleistung elektronische Patentanmeldung:

  • Die Virtuelle Poststelle (EfA-System Datensicherheit) wird für die universelle Signaturprüfung benötigt, die Arbeiten zur Integration der VPS in die elektronische Annahmestelle sind seit Oktober 2006 abgeschlossen. Die Form der technischen Integration der VPS in PaTrAS wird im PaTrAS Praxisleitfaden dokumentiert.
  • Weitere EfA-Angebote kommen nach derzeitigem Planungsstand nicht zum Einsatz.

2. Allgemeine Einsetzbarkeit von EfA-Angebot für das EfA-System Elektronischer Rechtsverkehr/Modulbaukasten für komplexe Antragsverfahren:

  • Der Einsatz des EfA-Systems in einem komplexeren E-Government Umfeld wird im Dokument "Musterarchitektur für komplexe Antragsverfahren" beschrieben und wird deshalb an dieser Stelle nicht weiter ausgeführt.
  • Die Verwendung der VPS ist für alle Antragsverfahren mit Signaturerfordernis obligatorisch, da nur die VPS die Akzeptanz möglichst vieler Signaturkarten ermöglicht.

Beratungsleistungen und Unterstützungsangebot

Angaben zu Beratung und Unterstützung bei der Einführung eines neuen Verfahrens zum Elektronischen Rechtsverkehr macht das Geschäftsmodell zum EfA-System sERV.

Kosten und Nutzen für den Bürger

Zur interaktiven Nutzung eines ERV-Angebots einer Behörde auf Basis des EfA-Systems sERV benötigt der Kommunikationspartner der Behörde einen PC-Arbeitsplatz mit Internet-Anschluss und einen Kartenleser für eine elektronische Signaturkarte, sofern für das Antragsverfahren eine elektronische Signatur vorausgesetzt wird. Bürgerinnen und Bürger sollen durch die insgesamte Kostenreduktion zur Nutzung der elektronischen Dienste ermutigt werden. Die DPMAdirekt-Software wird als kostenloser Download auf dem Internetportal des DPMA zur Verfüfung gestellt

Ein weiteres Nutzenpotential für den Kommunikationspartner der Behörde kann sich dadurch ergeben, dass die ERV-Anwendung mittels DPMAdirekt in ein bereits bestehendes Dokumentenmanagementsystem oder Workflow-System integriert werden kann. D. h. der Nutzer braucht sich nicht mit einer neuen Anwendung zur Schutzrechtsanmeldung auseinanderzusetzen, sondern ruft aus seiner gewohnten Arbeitsumgebung heraus nur die DPMAdirekt Funktionen auf, die er auch wirklich benötigt.

Kosten und Nutzen für die Behörde bzw. das Gericht

Strukturierter Elektronischer Rechtsverkehr/Modulbaukasten für komplexe Antragsverfahren ist ein im Rahmen von BundOnline 2005 bereitgestelltes EfA-Angebot. Ausgeliefert wird diese in Form einer anpassbaren Software (DPMAdirekt) mit ausführlicher Dokumentation (siehe weiterführende Dokumente). Ein Geschäftsmodell für die EfA-Dienstleistung sERV wurde Ende 2005 freigegeben und ist verfügbar. Bei der Planung einer Nachnutzung das EfA-System durch eine Behörde sind die folgenden Kostenfaktoren relevant:

  • Vertrieb, Support und Weiterentwicklung (Kosten für Lizenzen, Konfiguration, Pflege- und Wartung, Weiterentwicklung, Hotline, Koordination),
  • Erst-Konfiguration von DPMAdirekt (Formulargestaltung),
  • Integration in den Annahmeprozess (Kosten für Beratung, Projektmanagement, Analyse und Konzeption, Schulung, Realisierung und Test, Einführung und Inbetriebnahme, technische Voraussetzungen),
  • Betrieb des Verfahrens (IT-Infrastruktur Elektronische Annahmestelle, Betriebspersonal, Administration, Change- und Releasemanagement, lokaler Anwendersupport).

Zu allen diesen Punkten gibt das Geschäftsmodell für das EfA-System sERV detailliertere Hinweise.

Zielgruppen des EfA-Systems

Für eine Nutzung mit sERV eignen sich insbesondere Antragsverfahren, für die der Antragssteller mehrere Dokumente oder Formulare zusammenstellen oder vorbereiten muss, so dass diese Vorbereitungsphase sinnvollerweise auch offline entstehen kann. Dabei ist eine Stärke von sERV, dass auch mit beliebig komplexen Dokumenten umgegangen werden kann, auch mit strukturierten Volltextdokumenten, die maschinell weiter verarbeitet werden soll, und Grafiken, die bestimmte Eigenschaften aufweisen sollen.
Weniger geeignet sind Antragsverfahren, die nur eine geringe Anzahl von Daten erfordern, z. B. nur ein kurzes Formular oder die weitgehend formfrei sind.

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