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Versandmöglichkeiten und Nachweise

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Postfach- und Versanddienst

Sie können De-Mails an Personen, Behörden und Unternehmen schicken, die eine De-Mail-Adresse haben. Dabei spielt es keine Rolle, bei welchem Anbieter der Adressat Ihrer De-Mail registriert ist.

Weil mit De-Mail elektronische Nachrichten und Dokumente nur von zuvor eindeutig identifizierten Personen versendet werden können, ist es in vielen Fällen möglich, mit De-Mail auch behördliche und geschäftliche Anliegen zu erledigen, die früher einen Brief oder persönliches Erscheinen erforderten. Auch für Korrespondenz, die eine nachweislich fristgerechte Zustellung erfordert, ist De-Mail geeignet.

Beim Versand einer De-Mail stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Auswahl.

Mit dem Standard-Versand ist die De-Mail gegen den Verlust der Vertraulichkeit, gegen Änderungen des Nachrichteninhaltes und der so genannten Metadaten (z. B. Absenderadresse, Versandzeit, Versandart) geschützt.

Zusätzlich können Sie zwischen vier gesetzlich geregelten Versandarten wählen, die Sie je nach Anlass und Bedarf kombinieren können:

  • Versandbestätigung: Der Absender erhält eine von seinem De-Mail-Anbieter qualifiziert elektronisch signierte Bestätigung, dass er diese Nachricht verschickt hat.
  • Eingangsbestätigung: Absender und Empfänger erhalten eine vom De-Mail-Anbieter des Empfängers qualifiziert elektronisch signierte Bestätigung, dass diese De-Mail im Postfach des Empfängers eingegangen ist.

Bei besonders vertraulichen Inhalten können Sie diese Versandarten wählen, sofern Sie sich auf hohem Authentisierungsniveau an Ihrem De-Mail-Postfach angemeldet haben:

  • Absenderbestätigt: Absender und Empfänger erhalten eine vom De-Mail-Anbieter des Absenders qualifiziert elektronisch signierte Bestätigung, dass der Absender mit hohem Authentisierungsniveau angemeldet war, als er diese De-Mail verschickt hat.
  • Persönlich: Der Absender legt fest, dass der Empfänger die Nachricht nur lesen kann, wenn er sich – wie der Absender – mit hohem Authentisierungsniveau angemeldet hat.

Die qualifiziert elektronische Signatur des De-Mail-Anbieters umfasst alle Nachrichteninhalte (Text und Anlagen) sowie die Kopfdaten (Absender-/Empfängeradresse, Versandzeitpunkt usw). Sie erhalten dadurch einen belastbaren Nachweis für Ihre elektronisch übermittelte Nachricht

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

De-Mails sind stets auf dem Transportweg verschlüsselt. Zusätzlich kann jede De-Mail auch noch Ende-zu-Ende verschlüsselt gesendet werden, also durchgängig verschlüsselt vom Absender bis zum Empfänger.

Dazu können Sie Ihre eigenen Verschlüsselungskomponenten verwenden, oder kostenlose Zusatzprogramme der De-Mail-Anbieter für die durchgängige Verschlüsselung Ihrer De-Mails. Letztere sind so einfach zu handhaben, dass sie sich auch für Anwender ohne Vorkenntnisse eignen.

Die Zusatzprogramme nutzen den weltweit anerkannten Standard "Pretty Good Privacy" (PGP) und werden in der gewohnten Browser-Oberfläche des De-Mail-Kontos verwendet. Bislang stehen Ihnen die Zusatzprogramme für die Browser Chrome und Firefox zur Verfügung.

Für Outlook haben 1&1, GMX und WEB.DE ein De-Mail PlugIn zur Verfügung gestellt. Damit können Sie in Outlook mit eigener Software Ende-zu-Ende verschlüsselte De-Mails senden und empfangen.

Die Schlüssel liegen stets bei Sender und Empfänger, nicht beim Anbieter.

Für professionelle Anwender mit hohem Kommunikationsvolumen hat Francotyp-Postalia das Add-In für Microsoft Exchange/Outlook-Umgebungen um die PGP-Funktionalität erweitert.

Sicherheitshinweis

De-Mails werden von den De-Mail-Anbietern automatisch auf Schadsoftware geprüft. Das geht nicht, wenn Sie Ihre De-Mail Ende-zu-Ende verschlüsselt senden. Damit beim Verschlüsseln der De-Mail kein Virus aus dem eigenen Rechner mitverschlüsselt wird, sollten Sie daher darauf achten, dass Ihr Virenschutz immer aktuell ist.

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