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De-Mail integrieren

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De-Mail erhöht die Sicherheit der elektronischen Kommunikation, weil Nachrichten und Dokumente nur von zuvor eindeutig identifizierten Personen versendet werden können und stets verschlüsselt versendet werden. Ein weiterer Vorteil von De-Mail ist die gesetzlich abgesicherte Zustellung: Versand, Empfang und Inhalte von De-Mails können jederzeit rechtswirksam nachgewiesen werden. Zudem kann der Versand eines Dokuments per De-Mail unter bestimmten Voraussetzungen die für Anträge an Behörden oder die für Verwaltungsakte von Behörden erforderliche Schriftform ersetzen.

In vielen Fällen können daher auch behördliche und geschäftliche Anliegen mit De-Mail erledigt werden, die früher einen Brief oder persönliches Erscheinen erforderten.

Unternehmen und Behörden, die De-Mail integrieren, signalisieren ihren Kunden bzw. den Bürgern, dass sie vertrauensvoll mit persönlichen Daten umgehen. Zugleich sparen sie Zeit und Kosten mit der elektronischen Bearbeitung der Vorgänge.

Unterstützung bei der Integration

Das Bundesinnenministerium unterstützt seit 2011 insbesondere Behörden des Bundes, der Länder und der Kommunen mit Beratungsleistungen bei der De-Mail-Integration und veröffentlicht die Ergebnisse. Unter anderem wurden folgende Dokumentationen erstellt:

  • Konzepte mit organisatorischen, wirtschaftlichen und technischen Schwerpunkten,
  • generische De-Mail-Einsatzszenarien,
  • Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen,
  • Prozess- und Fachverfahrensadaptionen und
  • Vorgehensweisen für die technische Integration sowie für erforderliche Anpassungen von Standardapplikationen.

Diese umfangreiche Wissensbasis steht Behörden ebenso wie Unternehmen, die De-Mail einführen möchten, frei zugänglich im Internet zur Verfügung.

Die wesentlichen Aktivitäten, die mit der Einführung von De-Mail einhergehen, sind in dem 2015 veröffentlichten De-Mail Leitfaden zusammengefasst. Der Leitfaden richtet sich an öffentliche Einrichtungen der Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltung. Erläutert werden die rechtlichen Grundlagen und Rahmenbedingungen sowie die möglichen Projektphasen und technische sowie organisatorische Aspekte. Der De-Mail-Leitfaden soll anhand von Rückmeldungen der Nutzer sukzessive um weitere Themen ergänzt werden.

Angebote für Bundesbehörden (2015-2016)

Gegenwärtig werden die Bundesbehörden an das zentral betriebene De-Mail-Gateway des Bundes angeschlossen. Die Behörden, die dem Informationsverbund Berlin-Bonn (IVBB) oder dem Informationsverbund der Bundesverwaltung (IVBV) angehören, sind durch das "Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften" (E-Government-Gesetz) verpflichtet, ab 24. März 2016 einen Zugang für De-Mail zur Verfügung zu stellen.

Den Behörden stehen mehrere Unterstützungsangebote zur Verfügung:

  • Externe Beratung durch erfahrene De-Mail-Experten
    Es können verschiedene, zentral durch das BMI finanzierte, Beratungspakete zur technischen und organisatorischen Unterstützung bei der De-Mail-Implementierung in Anspruch genommen werden. Der Abruf ist für Behörden des Bundes kostenlos und erfolgt über die Koordinierungsstelle Zentrale Infrastrukturen des BVA (Tel. 022899-358-1515; E-Mail: De-Mail@bva.bund.de)
  • Rahmenvertrag De-Mail
    Bundesbehörden mit Zugang zum Kaufhaus des Bundes können über einen Rahmenvertrag De-Mail-Dienste und den Zugang zum zentralen De-Mail-Gateway beziehen. Die Kosten für den Betrieb des De-Mail-Gateways werden zentral getragen, ebenso die Kosten für Identifizierung, Kontoeröffnung, De-Mail-Empfang und Zugriff auf den öffentlichen Verzeichnisdienst des De-Mail-Anbieters. Bundesbehörden zahlen lediglich pro gesendete De-Mail (ggf. zzgl. verwendeter Versandarten).
  • Competence Center De-Mail der T-Systems:
    Für technische Fragen zur De-Mail-Account-Beantragung steht Bundesbehörden das Compentence Center De-Mail von T-Systems zur Verfügung (Tel.: 0391 59 76 26 65; E-Mail: De-mail.cc@t-systems.com).
  • User Help Desk des IVBB:
    Für technische Fragen zur Beantragung der Anbindung an das zentrale DE-Mail Gateway des Bundes steht Bundesbehörden der User Help Desk des IVBB zur Verfügung (Tel.: 030 18 990099; E-Mail: uhd@bund.de)

Im zugangsgeschützten Intranet des Bundes sind detaillierte Informationen über das Beratungsangebot und den De-Mail-Rahmenvertrag veröffentlicht. Beachten Sie bitte, dass Sie an den IVBB oder den IVBV angeschlossen sein müssen, um Zugang zum Intranet des Bundes zu haben.

E-Government-Initiative (2012-2014)

Im Rahmen der E-Government-Initiative für De-Mail und den Personalausweis wurden von 2012 bis 2014 mit Unterstützung des IT-Planungsrates und der kommunalen Spitzenverbände insgesamt 52 Behörden des Bundes, der Länder und der Kommunen sowie öffentlich-rechtliche Institutionen wie eine Förderbank und Krankenkassen erfolgreich bei der Durchführung von 40 eID- und 30 De-Mail-Vorhaben mit hohem Mehrwert und Nachnutzungspotenzial unterstützt. Die Ergebnisdokumente wurden frei zugänglich im Internet veröffentlicht.

Der Abschlussbericht der E-Government Initiative erläutert die Ziele, die Vorgehensweise sowie die Ergebnisse der Initiative und enthält eine Liste aller im Rahmen der Initiative umgesetzten Vorhaben.

Die Ergebnisse der eID-Vorhaben finden Sie auf dem Personalausweisportal. Die De-Mail-Vorhaben sind in der nachfolgenden Tabelle aufgeführt. Ihre Ergebnisdokumente öffnen Sie durch Klick auf die Links in der rechten Spalte. Die Tabelle wird schrittweise vervollständigt.


Kooperationsvorhaben
Bundesverwaltung
BARMER GEK KrankenkasseEinsatz De-Mail in digitale Geschäftsprozesse (Online-Geschäftsstelle/Versichertenportal, Versichertenterminal), u.a. für den Onlineabruf von versichertenspezifischen Sozialdaten
Bundesagentur für ArbeitEinführung De-Mail
Bundesministerium für Verkehr und digitale Infrastruktur in Zusammenarbeit mit dem Kraftfahrt-BundesamtIntegration eID und De-Mail in ein bundeseinheitliches zentrale webbasiertes Portal als Zugang für Bürger und Unternehmen im Bereich der Fahrzeugzulassung
Paul-Ehrlich-InstitutMachbarkeit und Fachkonzept
PostbeamtenkrankenkasseFachkonzept für den Einsatz von De-Mail bei der Kommunikation mit Versicherten und weiteren Unternehmen bei der Abrechnung von Leistungen der Krankenversicherungen, private Pflegeversicherung und Beihilfe nach Bundesbeihilfeverordnung
Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder eID- und De-Mail-Integration bei der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder
Baden-Württemberg
Landeshauptstadt StuttgartEinführung von De-Mail in städtische E-Government-Prozesse
Landeshauptstadt StuttgartOnline-Ausweisfunktion und De-Mail - Kommunikations- und Akzeptanzkonzept
Landkreis Rhein-Neckar-KreisEinführung von De-Mail
Metropolregion Rhein-Neckar (MRN)Veranstaltungen zum Nutzen der eID und De-Mail in der Region
Ministerium für Wissenschaft, Forschung und KunstFachkonzept De-Mail / Online-Ausweisfunktion im BAföG-Verfahren
Ministerium für Wissenschaft, Forschung und KunstDV-Konzept De-Mail/Online-Ausweisfunktion im BAföG-Verfahren
Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst und Seezeit Studierendenwerk BodenseeKonzept für die Veraktung und beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung von De-Mails
JustizministeriumBürger und Unternehmen mit eigenen Rechtsabteilungen sollen im automatisierten Mahnverfahren Anträge per eID sowie De-Mail stellen können.
Bayern
Bayerisches Staatsministerium der FinanzenBereitstellung zentraler Infrastrukturen für De-Mail im Freistaat Bayern
Landeshauptstadt MünchenSichere Kommunikation Teil De-Mail
Landeshauptstadt MünchenEinsatz eID und De-Mail im Projekt "E-/Open-Government der Landeshauptstadt München"
Landeshauptstadt MünchenEinsatzszenarien De-Mail – Fachkonzept
Landkreis OstallgäuEntscheidungshilfe Formular vs. Portallösung
Landkreis Weilheim-SchongauKonzept zur beweissicheren Aufbewahrung von De-Mail im Landkreis Weilheim-Schongau
BerlinEinsatzszenarien De-Mail – Fachkonzept
Investitionsbank BerlinPilotierung einer elektronischen Antragstellung für Förderung und Kredite inkl. Authentifizierung und Legitimation per eID sowie elektronischer Weiterleitung der Daten mittels De-Mail
Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten (LABO) BerlinMachbarkeitsanalyse für den Einsatz der Online-Ausweisfunktion und De-Mail im Bereich Wahlmanagement
Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten (LABO) BerlinGrobkonzeption Wahl- und Abstimmungsprozesse für den Einsatz der Online-Ausweisfunktion und De-Mail
Senatsverwaltung für Inneres und SportBereitstellung De-Mail (Webbrowser, Zentrales Gateway, Anbindung an Fachverfahren) für die Landesverwaltung
Hessen
Metropolregion Rhein-Neckar (MRN)Veranstaltungen zum Nutzen der eID und De-Mail in der Region
Stadt DarmstadtBusiness Case "De-Mail für Kommunen"
Stadt DarmstadtKonzept "Lichtbildübermittlung per De-Mail"
Stadt DarmstadtGrobkonzept zur Nutzung von De-Mail im Ordnungswidrigkeiten-Verfahren OWI
Mecklenburg-Vorpommern
InnenministeriumQualitätssicherung der als Konzept vorliegenden Namenskonventionen für das Land Mecklenburg-Vorpommern
InnenministeriumSollkonzept zur Veraktung und beweiswerterhaltenden Langzeitspeicherung von De-Mails in einem DMS/ VBS
Ministerium für Arbeit, Gleichstellung und SozialesBeantragung und Abwicklung von Fördermitteln im Rahmen des Europäischen Sozialfonds aufbauend auf den EU-Vorgaben einer elektronischen Fördermittel-Abwicklung
Ministerium für Arbeit, Gleichstellung und SozialesFachkonzept zur Abwicklung von Fördermitteln mit De-Mail und eID-Funktion
Zweckverband "Elektronische Verwaltung in Mecklenburg-Vorpommern"Bereitstellung eines zentralen mandantenfähigen Gateways inklusive zentraler Veraktung und beweiserhaltender Langzeitspeicherung
Niedersachsen
Landkreis HildesheimMachbarkeitsstudie: De-Mail bei Akteneinsicht von Verkehrsordnungswidrigkeiten im Landkreis Hildesheim
Landkreis HildesheimFachkonzept De-Mail bei Akteneinsicht von Verkehrsordnungswidrigkeiten im Landkreis Hildesheim
Nordrhein-Westfalen
Landeshauptstadt DüsseldorfErgebnisbericht zur Einführung von De-Mail mittels Gateway inklusive Projekt- und Umsetzungsplan
Rhein-Erft-KreisEinsatz von De-Mail im Kfz-Wesen, z. B. für einen Ersatzführerschein (nach Verlust) oder Umtausch des Führerscheins (EU-Kartenführerschein)
Stadt DürenFachkonzept zur Integration von De-Mail in Bürgerportal
Stadt MünsterIntegration von De-Mail in das zentrale Antragsmanagement
Rheinland-Pfalz
Metropolregion Rhein-Neckar (MRN)Veranstaltungen zum Nutzen der eID und De-Mail in der Region

Kompetenzzentrum De-Mail (2011)

Im Jahr 2011 hat das Kompetenzzentrum De-Mail (CC De-Mail) 15 Behörden der Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltung sowie weitere öffentlich-rechtliche Organisationen bei der Anbindung an De-Mail und der Integration von De-Mail in die Verwaltungsprozesse unterstützt. Die Projekte wurden dabei so ausgewählt, dass möglichst viele typische Einsatzszenarien abgedeckt wurden

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