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Offene Dokumentenformate

Offenen Dokumentenformaten gehört die Zukunft. Die langjährige Forderung der Nutzer von Office-Software zeigt scheinbar Wirkung: Alle namhaften Hersteller lassen mittlerweile die Formate standardisieren, die ihren Produkten zu Grunde liegen. Auch die Bundesverwaltung setzt wegen der auf der Hand liegenden Vorteile ebenfalls auf offene Dokumentenformate.

Dokumentenformaten kommt eine besondere Bedeutung zu, um einen reibungslosen, sicheren und vor allem verlustfreien Austausch von Dokumenten mit dem Bürger, den Unternehmen oder mit anderen Behörden zu gewährleisten.
Dokumente werden üblicherweise mit klassischen Office-Programmen erzeugt. Diese nutzen zur Erzeugung der Dokumente zum Teil unterschiedliche Formate. Daraus können Informationsverluste resultieren, wenn zwei Kommunikationspartner verschiedene Office-Programme nutzen. Auch die IT- Sicherheit wird maßgeblich von den elektronischen Dokumenten beeinflusst. So werden viele Angriffe auf IT-Systeme dadurch verübt, dass ein Computervirus in einem elektronischen Dokument versteckt wird. Es sind zudem grundlegende Fragen der Verwaltung, wie die der Archivierung von Dokumenten und ihre langfristige Lesbarkeit oder die Interoperabilität von automatisierten Verwaltungsprozessen von den verwendeten Dokumentenformaten betroffen.

Die Bundesregierung hat das Thema daher bereits frühzeitig aufgegriffen. Die Publikation "SAGA" behandelte die Dokumentenformate schon immer in einem eigenen Kapitel. Schon früh wurde erkannt, dass derartige offene Dokumentenformate zur Lösung der bestehenden Probleme mit elektronischen Dokumenten beitragen können.

Die Bundesregierung nutzte die eigene EU-Ratspräsidentschaft im ersten Halbjahr 2007, um das Thema zusammen mit den anderen Mitgliedstaaten der Europäischen Union zu diskutieren. In Vorbereitung hierzu erarbeitete eine Reihe von Bundesbehörden ein gemeinsames Initiativpapier, das als erste Position aus der deutschen Bundesverwaltung die Grundlage für die Diskussion mit den internationalen Experten diente. Im Rahmen der E-Government-Konferenz des Bundesministeriums des Innern im Frühjahr 2007 wurde ein internationaler Workshop mit Vertretern der europäischen Verwaltung sowie den maßgeblichen Produktherstellern durchgeführt. Im Ergebnis konnte als Schlussfolgerung durch die deutsche Ratspräsidentschaft festgehalten werden, dass zukünftig der Austausch von elektronischen Dokumenten vollständig auf der Basis von offenen Dokumentenaustauschformaten erfolgen soll.

Um diese Forderung in der deutschen Bundesverwaltung umzusetzen, nahm im Juni 2007 eine Arbeitsgruppe des Interministeriellen Koordinierungsausschusses (IMKA) ihre Arbeit auf. Nach der Errichtung des Rates der IT-Beauftragten Ende 2007 wurde diese Arbeitsgruppe in eine Projektgruppe dieses IT-Rates umgewandelt. Sie ist mit Experten aus verschiedenen Ressorts besetzt.
Zunächst beschäftigte sich diese Projektgruppe "Offene Dokumentenformate" mit der Realisierbarkeit einer Unterstützung für das Format "ODF" durch die Bundesverwaltung. Die Untersuchungen zeigten, dass es sowohl technisch als auch wirtschaftlich möglich ist, bis zum 01.01.2010 das Format "ODF" in der gesamten Bundesverwaltung einzusetzen. Der IT-Rat fasste daraufhin am 28. November 2008 einen entsprechenden Beschluss zu "ODF". Dieser sieht darüber hinaus auch die Betrachtung weiterer Formate, wie z.B. "OOXML" vor.

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